1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn cập nhật mã nhà cung cấp trên phần mềm meInvoice Web nhằm hỗ trợ quản lý, đối chiếu và phân loại hóa đơn đầu vào chính xác.
Nội dung:
- Hướng dẫn nhập khẩu danh sách mã nhà cung cấp từ tệp dữ liệu
- Hướng dẫn khai báo trực tiếp mã nhà cung cấp trên danh mục
- Lưu ý về sử dụng tệp mẫu, kiểm tra dữ liệu và cập nhật thông tin tự động
Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, nhân viên nhập liệu
2. Các bước thực hiện
Cách 1: Nhập khẩu danh sách mã nhà cung cấp
Lưu ý: Chỉ nhập khẩu được mã nhà cung cấp cho các nhà cung cấp đã có trên chương trình.
Bước 1: Đăng nhập vào Meinvoice Xử lý hóa đơn theo hướng dẫn tại đây
Bước 2: Vào phân hệ Danh mục, nhấn Nhập khẩu.
Bước 3: Nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp.
Lưu ý: Có thể chọn tệp dữ liệu đơn vị đang quản lý nhưng phải thực hiện ghép đúng các cột trên tệp quản lý với các cột dữ liệu trên chương trình, do đó, đơn vị nên tải tệp dữ liệu mẫu của chương trình để việc nhập khẩu được chính xác nhất
Bước 4: Cập nhật thông tin mã nhà cung cấp vào file nhập khẩu.
Bước 5: Tải tệp nhập khẩu lên phần mềm (nếu sử dụng tệp mẫu, chương trình đã tự động chọn sheet nhập khẩu và dòng tiêu đề), nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Chương trình tự động ghép các cột thông tin trên file nhập khẩu với các cột thông tin trên phần mềm (nếu sử dụng tệp mẫu của chương trình)
Lưu ý: Chọn nhập khẩu cập nhật để chương trình tự động cập nhật thông tin mới nhất trên file nhập khẩu cho các thông tin đã có trên hệ thống (nếu không có nhu cầu nhấn Bỏ qua)
Bước 7: Chương trình hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu, nhấn Nhập khẩu.
Lưu ý: có thể tải xuống tệp kết quả kiểm tra dữ liệu để biết chính xác dòng dữ liệu nào hợp lệ, dòng dữ liệu nào không hợp lệ (nếu có) bằng cách nhấn Tải xuống tệp kết quả dữ liệu.
Bước 8: Chương trình hiển thị kết quả nhập khẩu thành công.
Bước 1: Đăng nhập vào Meinvoice Xử lý hóa đơn theo hướng dẫn tại đây
Bước 2: Vào phân hệ Danh mục, nhấn Nhập khẩu.
Bước 3: Nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp.
Lưu ý: Có thể chọn tệp dữ liệu đơn vị đang quản lý nhưng phải thực hiện ghép đúng các cột trên tệp quản lý với các cột dữ liệu trên chương trình, do đó, đơn vị nên tải tệp dữ liệu mẫu của chương trình để việc nhập khẩu được chính xác nhất
Bước 4: Cập nhật thông tin mã nhà cung cấp vào file nhập khẩu.
Bước 5: Tải tệp nhập khẩu lên phần mềm (nếu sử dụng tệp mẫu, chương trình đã tự động chọn sheet nhập khẩu và dòng tiêu đề), nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Chương trình tự động ghép các cột thông tin trên file nhập khẩu với các cột thông tin trên phần mềm (nếu sử dụng tệp mẫu của chương trình)
Lưu ý: Chọn nhập khẩu cập nhật để chương trình tự động cập nhật thông tin mới nhất trên file nhập khẩu cho các thông tin đã có trên hệ thống (nếu không có nhu cầu nhấn Bỏ qua)
Bước 7: Chương trình hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu, nhấn Nhập khẩu.
Lưu ý: có thể tải xuống tệp kết quả kiểm tra dữ liệu để biết chính xác dòng dữ liệu nào hợp lệ, dòng dữ liệu nào không hợp lệ (nếu có) bằng cách nhấn Tải xuống tệp kết quả dữ liệu.
Bước 8: Chương trình hiển thị kết quả nhập khẩu thành công.
- Danh mục nhà cung cấp hiển thị thông tin Mã đơn vị theo tệp nhập khẩu.
Cách 2: Khai báo trực tiếp mã nhà cung cấp trên danh mục
Bước 1: Đăng nhập vào Meinvoice Xử lý hóa đơn theo hướng dẫn tại đây
Bước 2: Vào phân hệ Danh mục, tại dòng nhà cung cấp cần khai báo nhấn dấu ba chấm ngang ⋯ chọn Sửa
Bước 3: Khai báo mã nhà cung cấp, nhấn Lưu.
Bước 2: Vào phân hệ Danh mục, tại dòng nhà cung cấp cần khai báo nhấn dấu ba chấm ngang ⋯ chọn Sửa
Bước 3: Khai báo mã nhà cung cấp, nhấn Lưu.
- Sau khi cập nhật mã nhà cung cấp trên danh mục Nhà cung cấp, chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin này lên Danh sách hóa đơn.
3. Lưu ý
Ngoài tính năng nhập khẩu, phần mềm cũng đáp ứng tính năng xuất khẩu danh mục nhà cung cấp, Anh/Chị có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng Thiết lập cột phía trên bên phải, ngay dưới chức năng Nhập khẩu > chọn các cột cần hiển thị khi xuất khẩu rồi nhấn Lưu.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm dọc bên phải chức năng Nhập khẩu chọn Xuất khẩu.
