1. Tổng quan
Bài viết này giúp Quý khách nắm được quy trình chuyển, đọc và quản lý hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài (Google, Zoom, Meta: mẫu tiếng Anh, tiếng Việt, Tiktok, Celonis, Paddle…) trên hệ thống meInvoice, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận, tra cứu và thực hiện các thao tác quản lý hóa đơn đặc thù, đảm bảo dữ liệu chi phí được tổng hợp đầy đủ, phục vụ báo cáo và hạch toán.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn chuyển hóa đơn nhà cung cấp nước ngoài vào hệ thống (qua email hoặc tải trực tiếp)
- Quy trình đọc và hiển thị hóa đơn trên danh sách hóa đơn đầu vào
- Lưu ý về trạng thái hóa đơn, các tiện ích quản lý và phạm vi báo cáo liên quan
2. Các bước thực hiện
2.1. Chuyển hóa đơn vào chương trình
Cách 1: Gửi email chứa file PDF hóa đơn vào hệ thống meinvoice (email nhận hóa đơn là email chi nhánh làm việc)
Tại giao diện gửi Email \ chọn file PDF hóa đơn cần gửi \ Nhập email nhận hóa đơn \ nhấn gửi
Cách 2: Tải trực tiếp PDF hóa đơn vào hệ thống meinvoice.
Bước 1: Tại phân hệ hóa đơn đầu vào \ Chọn + thêm hóa đơn (biểu tượng màu xanh góc phải màn hình )
Bước 2: Chọn file PDF hóa đơn cần tải lên phần mềm \ Nhấn Open
2.2. Hệ thống đọc hóa đơn
Sau khi hóa đơn được đưa vào hệ thống, chương trình thực hiện đọc hóa đơn (chỉ đọc, không kiểm tra) và hóa đơn được hiển thị tại danh sách hóa đơn đầu vào.
Bước 1: Tại phân hệ Hóa đơn đầu vào \ Nhấn vào số hóa đơn để xem hóa đơn.
Bước 2: Chọn Mẫu mặc định để xem hóa đơn.
3. Lưu ý
- Hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài sẽ có trạng thái hóa đơn Chưa xác định, và kết quả kiểm tra là Không kiểm tra trên danh sách hóa đơn.
- Có thể thực hiện các tiện ích về hóa đơn đặc thù của nhà cung cấp nước ngoài tương tự hóa đơn thông thường như:
- Xóa, Điều chuyển, Khôi phục (với hóa đơn đã xóa),
- Đánh dấu đã xem, Đánh dấu chưa xem, Đánh dấu đã hạch toán, Đánh dấu chưa hạch toán, Ghi chú, Gán nhãn, Bỏ gán nhãn In hóa đơn, Tải xuống, Đánh dấu thanh toán, Đánh dấu chưa thanh toán.
- Có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn bằng cách thiết lập điều kiện tìm kiếm tại bộ lọc.
- Hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài chỉ lấy lên Báo cáo thống kê chi phí theo nhãn dán, Báo cáo tổng hợp chi phí, Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào (tổng hợp, chi tiết)
