(MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn) Thiết lập so sánh tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số trên hóa đơn

Mục đích: Bài hướng dẫn giúp người dùng thiết lập chức năng kiểm tra, so sánh giữa tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số trên hóa đơn. Mục đích của việc này là đảm bảo tính chính xác, nhất quán giữa hai trường thông tin quan trọng trên hóa đơn, tránh sai sót khi kiểm tra hóa đơn của khách hàng.

Câu chuyện nghiệp vụ: Theo quy định tại điểm d, Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài. Trong thực tế có trường hợp Hóa đơn bị sai tổng tiền thanh toán bằng số và chữ cụ thể:

• Số tiền bằng số (đúng) = 43.991.451
• Số tiền bằng chữ (sai) = 37.770.127

Hiện nay người dùng tự phát hiện và báo người bán xử lý hóa đơn bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh. Để hỗ trợ khách hàng, phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn bổ sung tính năng cảnh báo lệch tổng tiền thanh toán bằng số và tổng tiền thanh toán bằng chữ để thuận tiện hơn trong quản lý và theo dõi hóa đơn.

Hướng dẫn sẽ trình bày: các bước thiết lập trên hệ thống để tự động kiểm tra, cảnh báo nếu phát hiện sự chênh lệch giữa tổng tiền bằng chữ và bằng số. Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao độ tin cậy và chuyên nghiệp trong công tác quản lý hóa đơn.

2.1 Thiết lập hệ thống so sánh tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số trên hóa đơn.

Bước 1:  Vào mục Hệ thống -> chọn Tùy chọn -> tại mục Thiết lập kiểm tra hóa đơn ->  chọn biểu tượng chỉnh sửa.

Bước 2:  Tích chọn Thiết lập tiêu chí kiểm tra hóa đơn -> chọn Thiết lập.

Bước 3:  Tại mục So sánh Tổng tiền bằng chữ với Tổng tiền bằng số -> tích chọn Kiểm tra tiêu chí để thiết lập kiểm tra so sánh.

• Chọn Kết luận hóa đơn không hợp lệ nếu muốn khi so sánh tổng tiền bằng chữ và tổng tiền bằng số khác nhau.
• Có thể thiết lập hiển thị so sánh tổng tiền bằng chữ và tổng tiền bằng số Hiện thị trên danh sách để theo dõi và quản lý bằng cách tích chọn.
• Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.

Lưu ý: Thay đổi chỉ có tác dụng với các hóa đơn được kiểm tra sau khi thiết lập. Với các hóa đơn cũ, nếu muốn cập nhật kết quả kiểm tra theo thiết lập này.

2.2 Kiểm tra hóa đơn so sánh tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số trên hóa đơn.

• Sau khi thiết lập, tại giao diện kiểm tra hóa đơn, người dùng có thể kiểm tra so sánh được thông tin tổng tiền thanh toán bằng chữ và số:

• Người dùng có thể Chấp nhận lệch tổng tiền nếu số chênh lệch không đáng kể.

• Chọn Có nếu như chấp nhận số liệu sai lệch này.

• Lưu ý: Trường hợp người dùng thiết lập nhưng chương trình không cảnh báo là do:
  • Hóa đơn thiếu tổng tiền thanh toán bằng số.
  • Hóa đơn thiếu tổng tiền thanh toán bằng chữ.
  • Ngôn ngữ trên hóa đơn là một ngôn ngữ khác.

2.3 Quản lý hóa đơn so sánh tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số trên hóa đơn.

• Tại Danh sách hóa đơn, có thể theo dõi được kết quả kiểm tra tiêu chí So sánh tổng tiền thanh toán bằng chữ và bằng số.

• Tại file xuất khẩu báo cáo cũng theo dõi được kết quả kiểm tra này.