(Desktop) Phát hành hóa đơn không có mã CQT

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị phát hành các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (CQT) đã được lập trên phần mềm meInvoice Desktop, bao gồm hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng.

Nội dung bài viết

• Hướng dẫn phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình, bao gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng.

Trường hợp 1:  Phát hành từng hóa đơn

Cách 1: Phát hành hóa đơn ngay sau khi lập.

Bước 1. Sau khi lập hóa đơn, nhấn Phát hành.

Bước 2. Chọn ký hiệu, ngày phát hành hóa đơn.

Bước 3. Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: Chương trình tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi phát hành đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp đơn vị áp dụng phương thức Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn đến CQT.

• • Thông  tin người nhận lấy theo thông tin Người mua hàng hóa đơn (có thể thay đổi lại các thông tin này).
  •  Nếu muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email cách nhau bởi dấu “;”

Bước 4. Nhấn Phát hành HĐ

• Sau khi hóa đơn được phát hành và gửi cho khách hàng, chương trình cập nhật trạng thái đã gửi CQT.

Cách 2: Phát hành hóa đơn trên danh sách hóa đơn.

Bước 1. Tại hóa đơn cần phát hành trên danh sách hóa đơn, nhấn chuột phải chọn Phát hành HĐ.

Bước 2. Chọn ký hiệu, ngày phát hành hóa đơn.

Bước 3. Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: Chương trình tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi phát hành đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp đơn vị áp dụng phương thức Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn đến CQT.

• • Thông  tin người nhận lấy theo thông tin Người mua hàng hóa đơn (có thể thay đổi lại các thông tin này).
  •  Nếu muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email cách nhau bởi dấu “;”

Bước 4. Nhấn Phát hành HĐ

• Sau khi hóa đơn được phát hành và gửi cho khách hàng, chương trình cập nhật trạng thái đã gửi CQT

Trường hợp 2:  Phát hành hàng loạt hóa đơn

Bước 1.Vào mục Hóa đơn/ chọn Phát hành HĐ hàng loạt 

Bước 2. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hàng loạt hóa đơn cần phát hành trên danh sách hóa đơn.

• Chọn ký hiệu, ngày phát hành hóa đơn, nhấn Tiếp theo.

Bước 3. Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: Chương trình tự động gửi hàng loạt hóa đơn cho khách hàng ngay khi phát hành đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp đơn vị áp dụng phương thức Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn đến CQT.

Bước 4. Nhấn Thực hiện.

Lưu ý: Hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn đến cơ quan thuế sau khi gửi cho người mua

• Để phục vụ cho việc ký số lên hóa đơn điện tử, trước khi phát hành hóa đơn điện tử cần:
  • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì kế toán cài đặt công cụ MISA KYSO đồng thời  cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
  • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.
• Để thực hiện phát hành hóa đơn thì tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã phải được cơ quan thuế chấp thuận. Xem hướng dẫn lập và nộp tờ khai tại đây.
• Trường hợp phát hành không thành công xem nguyên nhân và hướng dẫn khắc phục tại đây.
• Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.