1. Nội dung
Nếu công ty có nhiều chi nhánh, phòng ban nhận hóa đơn, để quản lý hóa đơn tập trung, có thể thêm chi nhanh/phòng ban thuộc công ty.
2. Các bước thực hiện
1. Vào mục Cơ cấu tổ chức, tại công ty cần thêm chi nhánh, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Thêm chi nhánh.
2. Nếu là lần thêm chi nhánh đầu tiên của công ty, chương trình sẽ tự động chuyển email nhận hóa đơn của công ty thành email nhận hóa đon của chi nhánh.
- Chương trình thông báo như sau, nhấn Đồng ý.
- Chương trình chuyển email nhận hóa đơn của công ty thành email nhận hóa của chi nhánh.
3. Chỉnh sửa lại thông tin chi nhánh đầu tiên (nếu cần)
- Chỉnh sửa tên/địa chỉ chi nhánh.
- Tại chi nhánh vừa thêm, nhấn Chỉnh sửa.
-
- Khai báo lại thông tin chi nhánh, nhấn Lưu.
- Thay đổi email nhận hóa đơn cho chi nhánh.
- Tại chi nhánh vừa thêm, nhấn Thay đổi địa chỉ email.
-
- Khai báo địa chỉ email mới của chi nhánh.
4. Ở những lần thêm chi nhánh sau, kế toán khai báo đầy đủ thông tin chi nhánh.
- Email nhận hóa đơn.
- Mã số thuế chi nhánh.
- Nhấn Lưu.
- Nếu công ty có chi nhánh, thêm phòng ban từ chi nhánh.
- Nếu công ty không có chi nhánh, thêm phòng ban từ công ty.
1. Tại chi nhánh/công ty cần thêm phòng ban, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Thêm phòng ban.
2. Nếu là lần đầu tiên thêm phòng ban cho chi nhánh/công ty, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo như sau, nhấn Đồng ý.
- Chương trình chuyển email của chi nhánh sang thành email phòng ban.
3. Chỉnh sửa lại thông tin phòng ban đầu tiên (nếu cần)
- Chỉnh sửa tên phòng ban.
- Tại phòng ban vừa thêm, nhấn biểu tượng 3 chấm, nhấn Chỉnh sửa.
- Khai báo lại tên phòng ban, nhấn Lưu.
- Chỉnh sửa email nhận hóa đơn của phòng ban.
- Tại phòng ban vừa thêm, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Thay đổi địa chỉ email.
-
- Khai báo địa chỉ email mới của phòng ban.
4. Ở những lần thêm mới phòng ban tiếp theo, kế toán khai báo đầy đủ thông tin phòng ban:
- Email nhận hóa đơn.
- Tên phòng ban.
- Sau khi thêm chi nhánh/phòng ban cho công ty, kế toán phân quyền cho người dùng làm việc trên chi nhánh/phòng ban đã tạo.
- Người dùng được phân quyền làm việc với phòng ban nào thì làm việc được với cả hóa đơn được gửi đến email của chi nhánh chứa phòng ban đó.
- Người dùng có vai trò quản lý thì có thể làm việc với hóa đơn được gửi đến email của tất cả các chi nhánh/phòng ban.
- Có thể phân quyền lại chi nhánh/phòng ban làm việc khi có thay đổi.
Sau khi đã tạo chi nhánh/phòng ban cho công ty, kế toán quản lý hóa đơn theo từng chi nhánh/phòng ban như sau:
- Cung cấp địa chỉ email của từng chi nhánh/phòng ban cho bên bán để bên bán gửi trực tiếp hóa đơn vào email của chi nhánh/phòng ban.
- Chọn làm việc với đúng chi nhánh/phòng ban để xem danh sách hóa đơn và các báo cáo liên quan.
- Trường hợp đã tạo chi nhánh/phòng ban nhưng sau đó không có hóa đơn cần quản lý trên chi nhánh, phòng ban đó thì có thể xóa chi nhánh/phòng ban.
