1. Tổng quan
Mục đích: Bài viết này hướng dẫn người dùng lập, phát hành và quản lý Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ không có mã của CQT. Giúp người dùng hiểu được ý nghĩa và đảm bảo tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đáp ứng yêu cầu quản lý vận chuyển hàng hóa nội bộ trong doanh nghiệp.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn tạo, quản lý và tra cứu phiếu xuất kho trên phần mềm
- Lưu ý về phạm vi áp dụng, điều kiện sử dụng và các điểm cần chú ý khi thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
2. Các bước thực hiện
2.1 Lập tờ khai đăng ký sử dụng và Khởi tạo mẫu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ
Bước 1. Đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ không mã CQT
- Mục đích: Đối với đơn vị lần đầu Quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không có mã CQT cần phải đăng ký sử dụng phiếu xuất kho với cơ quan thuế (bước này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất).
Lưu ý: Đối với đơn vị đang sử dụng phiếu xuất kho theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nếu không thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật thì không cần lập lại tờ khai.
- Cách thực hiện: Tương tự thực hiện Đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã của CQT. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Điểm cần lưu ý: Tại mục Loại hóa đơn sử dụng, tích chọn: Các chứng từ được in, phát hành và quản lý như hóa đơn.
Bước 2. Khởi tạo mẫu: Vào Đăng ký phát hànhMẫu hóa đơn > Thêm mẫu > Chọn mẫu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ.
- Khai báo các thông tin cần thiết để khởi tạo mẫu phiếu xuất kho: Chương trình tự động điền thông tin mẫu số và 4 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
-
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
- K thể hiện phiếu xuất kho điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
- Chọn phương thức gửi dữ liệu phiếu xuất kho đến CQT.
- Điều chỉnh nhanh các thông tin trên mẫu phiếu xuất kho (nếu cần), nhấn Lưu.
2.2 Các bước sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ không có mã CQT
- Vào phân hệ Hóa đơn\Phiếu xuất kho, nhấn Thêm mới.
- Khai báo các thông tin trên phiếu xuất kho, sau đó nhấn Lưu/Lưu và Phát hành.
Lưu ý: Có thể thiết lập thêm thông tin hiển thị trên GIAO DIỆN LẬP phiếu xuất kho phục vụ công tác quản lý (thông tin này không hiển thị trên phiếu xuất kho)
- Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng khi phát hành, chương trình tự động gửi Phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi Phiếu xuất kho được phát hành.
- Nếu chưa tích chọn để chương trình tự động gửi Phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi nhận được mã của CQT thì có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi.
3. Lưu ý
- Có thể phát hành 1 hoặc hàng loạt phiếu xuất kho từ danh sách phiếu xuất kho.
- Có thể gửi 1 hoặc hàng loạt phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng từ danh sách phiếu xuất kho.
- Xem hướng dẫn nhập khẩu phiếu xuất kho tại đây.
