(Web) Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có mã sai sót đã gửi khách hàng

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có mã CQT đã được cấp mã, đã gửi cho người mua có sai sót mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế… Kế toán lựa chọn hình thức thay thế hóa đơn thì cách thực hiện như sau:

1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
2. Gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Thay thế” và ghi rõ lý do sai sót.
3. Lập hóa đơn thay thế gửi CQT cấp mã để gửi người mua.

Lưu ý: Nếu có sai sót cần thay thế hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai sót.

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).

Bước 2: Gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Thay thế” và ghi rõ lý do sai sót.

• Thêm Thông báo sai sót tại Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót, chọn hóa đơn sai sót cần thay thế.

• Chọn Thay thế tại cột Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình, nhập lý do thay thế, thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế gửi CQT cấp mã để gửi người mua.

Bước 1: Thực hiện hủy hóa đơn sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.

• Chọn hóa đơn cần hủy tại tab Xử lý hóa đơn.

Hoặc trên Danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Hủy hóa đơn.

• Nhập lý do hủy, nhấn Hủy hóa đơn

• Hóa đơn sau khi hủy sẽ có trạng thái HĐ đã bị hủy trên danh sách hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn thay thế qua 1 trong 2 cách

Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn

•  Thêm Hóa đơn thay thế tại Xử lý hóa đơn/Thay thế hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót cần thay thế.

• Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã.

• Hóa đơn thay thế có trạng thái HĐ thay thế trên danh sách hóa đơn.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế

• Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế

• Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.

• Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót
• Thông báo sai sót có thể lập bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn thay thế
• Sau khi thông báo sai sót gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót.  Xem chi tiết cách kiểm tra trạng thái thông báo sai sót và chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế tại đây.