(Web) Nhập khẩu phiếu xuất kho

Mục đích: Hướng dẫn người dùng cách nhập khẩu phiếu xuất kho vào hệ thống meInvoice.

Nội dung tổng quan: Bài viết chỉ rõ các bước từ chọn mẫu phiếu, điền dữ liệu vào file Excel, ghép cột dữ liệu với phần mềm, kiểm tra lỗi và thực hiện nhập khẩu thành công.

Qua hướng dẫn này, người dùng  có thể thao tác nhập khẩu phiếu xuất kho hàng loạt một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Bước 1:  Vào mục Hóa đơn \ Phiếu xuất kho, nhấn Nhập khẩu.

Bước 2:  Chọn mẫu phiếu xuất kho muốn nhập khẩu.

Bước 3: Nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp

Để nhập khẩu dữ liệu có thể sử dụng tệp excel có sẵn hoặc tải tệp dữ liệu mẫu của phần mềm sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu.

Bước 4:  Cập nhật dữ liệu vào tệp nhập khẩu, những thông tin đánh dấu * là những thông tin bắt buộc phải nhập.

Lưu ý : Người dùng có thể thêm cột nếu cần nhập thêm thông tin.

Bước 5:  Tải tệp nhập khẩu lên chương trình.

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu nhập khẩu và chọn dóng làm tiêu đề cột (nếu sử dụng tệp mẫu thì chương trình tự động chọn được sheet chứa dữ liệu và dòng làm tiêu đề cột)

Bước 7: Ghép cột dữ liệu trên tệp dữ liệu với các cột trên phần mềm gồm Thông tin chung và Thông tin chi tiết (nếu sử dụng tệp mẫu, chương trình đã tự động ghép cột dữ liệu.

Lưu ý: Chương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo). Tuy nhiên, Kế toán vẫn có thể thiết lập thêm bằng cách tích chọn tại cột Thông tin bắt buộc.

• Chọn cột dữ liệu trên excel tương ứng với cột trên phần mềm.
• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.

Bước 8: Kiểm tra dữ liệu nhập khẩu đã chính xác hay chưa.

Bước 9: Xem trước dữ liệu:

• Chương trình hiển thị dữ liệu từ file excel sau khi ghép cột nhấn Nhập khẩu.

Lưu ý:

• Có thể nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra lại dữ liệu trước khi nhập khẩu,
• Chương trình sẽ hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu (số dòng hợp lệ/tổng số dòng dữ liệu).
• Nếu có tồn tại dữ liệu không hợp lệ:
  • • Nhấn vào Tại đây để tải tệp kết quả kiểm tra về máy.
    • Mở tệp kết quả kiểm tra đã tải về, trên tệp sẽ hiển thị thêm cột Chi tiết lỗi.
    • Kế toán sửa lại thông tin bị sai theo nguyên nhân được chỉ ra, sau đó thực hiện lại các bước nhập khẩu như trên.

Bước 10: Nhập khẩu

Dữ liệu đã hợp lệ, nhấn Nhập khẩu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi việc nhập khẩu hoàn tất.

Bước 11:  Nhấn vào thông báo để xem kết quả nhập khẩu:

• Nhấn Tải tệp kết quả nhập khẩu để xem chi tiết nguyên nhân nhập khẩu không thành công đối với từng dòng dữ liệu (nếu có).
• Nhấn Đóng để kết thúc việc nhập khẩu dữ liệu từ Excel.

Bước 12: Nhấn F5, các thông tin được nhập khẩu sẽ hiển thị trên danh sách.

Bước 13: Có thể xem, sửa hoặc phát hành tại danh sách Phiếu xuất kho