Khi tôi Gia hạn/Thay đổi chứng thư số thì cập nhật trên phần mềm như thế nào?

Theo quy định tại khoản 4, điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP :“4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này

Như vậy, khi phát sinh các tình huống dẫn đến thay đổi bất cứ thông tin nào đã có trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT đã nộp cơ quan thuế trước đó, doanh nghiệp đều cần phải thực hiện lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế với hình thức đăng ký trong tờ khai là Thay đổi thông tin

Hướng dẫn lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để đăng ký chứng thư số khi gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• Hướng dẫn đăng nhập vào phần mềm MISA MeInvoice
• Hướng dẫn lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT gửi CQT
• Hướng dẫn theo dõi kết quả nộp tờ khai

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm MISA MeInvoice

Link đăng nhập phần mềm: app3.meinvoice.vn

Hướng dẫn chi tiết đăng nhập tại đây

Bước 2: Lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT gửi CQT

• Vào Đăng ký phát hành\Lập tờ khai, nhấn Lập tờ khai.
• Tích chọn loại Thay đổi thông tin

Bước 3: Chọn chứng thư số tại mục  “Danh sách chứng thư số sử dụng”

• Nhấn vào biểu tượng dấu ✚ hoặc nhấn nút Chọn hoặc nhấn nút Thêm chứng thư số → nhấn More choices và chọn đến dòng chứng thư số của hiệu lực mới.

• Chọn hình thức đăng ký Gia hạn nếu đơn vị gia hạn chứng thư số từ chứng thư số cũ.
• Chọn hình thức đăng ký Thêm mới  nếu đơn vị thêm mới chứng thư số khác.

• Hoặc có thể nhập tay thông tin chứng thư số trên tờ khai trong trường hợp đơn vị sử dụng nhiều chứng thư số (có chứng thư số sử dụng cho phần mềm của nhà cung cấp khác, không kết nối trên phần mềm MISA meInvoice)

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và nhấn Ký điện tử rồi chọn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế.

Bước 5: Theo dõi kết quả nộp tờ khai

• Theo dõi kết quả gửi tờ khai tại mục Trạng Thái trên danh sách tờ khai.
• Trạng thái cuối cùng của Tờ khai mà được CQT duyệt là trạng thái CQT Chấp nhận. Đơn vị chờ phản hồi của Cơ quan thuế, thông thường thời gian để Cơ quan thuế hoàn tất toàn bộ các bước xử lý là khoảng từ 1 -5 ngày làm việc kể từ ngày gửi tờ khai. Nếu đơn vị đã được cấp tài khoản tra cứu hóa đơn điện tử, đơn vị đăng nhập trang hoadondientu để theo dõi trạng thái tờ khai.

• Trong thời gian đợi CQT chấp nhận tờ khai gia hạn chữ ký số mới nếu chữ ký số cũ của  Anh/Chị còn hạn thì vẫn có thể ký được hóa đơn theo chữ ký số cũ.

• Trường hợp đã quá thời gian trên mà chưa được duyệt tờ khai thì cần liên hệ lại với cán bộ phụ trách đơn vị của cơ quan thuế
• Với trường hợp Khách hàng phát hành hóa đơn trên các phần mềm kế toán tích hợp meInvoice (MAKT, SME, ASP,…): sau khi CQT chấp nhận tờ khai thay đổi thông tin thì thực hiện phát hành hóa đơn trên các phần mềm kế toán bình thường.
• Xem chi tiết quy trình thực hiện và trạng thái phản hồi kết quả gửi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đến CQT. Xem chi tiết tại đây.