Gửi cùng lúc hàng loạt thông báo giải trình cho nhiều khách hàng

Mục đích: Hướng dẫn gửi cùng lúc hàng loạt thông báo giải trình cho nhiều khách hàng.

Lưu ý: Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) và có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai mà không phải lập lại hóa đơn.

Hướng dẫn gửi thông báo giải trình cho khách hàng hàng loạt như sau:

Bước 1: Vào Hóa đơn / chọn Hóa đơn  

Bước 2: Tích chọn ở các ô vuông để chọn hàng loạt các hóa đơn cần gửi thông báo giải trình

Bước 3: Ở nút 3 chấm chọn Gửi thông báo giải trình cho KH

Lưu ý:

• • Có thể chọn cùng lúc nhiều hóa đơn trên các trang khác nhau.

• • Có thể sử dụng phím tắt để lập thông báo giải trình hàng loạt hóa đơn nhanh hơn

Bước 4: Khai báo thông tin Lý do thông báo giải trình, thông tin người nhận thông báo giải trình của từng hóa đơn / nhấn Gửi.

Lưu ý: Có thể sử dụng phím tắt CTR + 2 để sao chép nhanh dữ liệu cho các dòng phía dưới, Alt + Enter để xuống dòng. 

Bước 5: Lập Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai đến Cơ quan Thuế mẫu số 04/SS-HĐĐT / tại mục  Thông báo/ Giải trình / chọn Thông báo
Xem chi tiết cách lập tại đây

Lưu ý:  Bạn cần lập Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai gửi đến cơ quan Thuế để tránh bị phạt do chậm nộp

Bước 6: Theo dõi trạng thái gửi thông báo đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách thông báo.

• Hóa đơn đủ điều kiện gửi thông báo giải trình cho khách hàng bao gồm:
  • Hóa đơn không mã: Chương trình chỉ thực hiện gửi thông báo giải trình đối với các hóa đơn đã phát hành, có trạng thái gửi CQT khác với Không hợp lệ .
  • Hóa đơn có mã: Chương trình chỉ thực hiện gửi thông báo giải trình đối với các hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế.
  • Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền: Chương trình chỉ thực hiện gửi thông báo giải trình đối với các hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế, có trạng thái gửi CQT khác với Không hợp lệ.
• Trường hợp danh sách hóa đơn được chọn bao gồm cả hóa đơn đủ điều kiện và không đủ điều kiện gửi thông báo giải trình cho khách hàng, chương trình sẽ cảnh báo cho NSD và tiếp tục gửi thông báo giải trình với những hóa đơn thỏa mãn điều kiện.
• Chương trình đáp ứng tính năng trên danh sách Hóa đơn, Phiếu xuất kho, Hóa đơn máy tính tiền, Vé đã xuất, Vé máy tính tiền đã xuất.