(Web) Nhập khẩu hàng hóa – tính thuế theo phương pháp trực tiếp từ excel

Mục đích: Bài viết này hướng dẫn người dùng cách nhập khẩu danh sách hàng hóa và tính thuế theo phương pháp trực tiếp từ file Excel vào phần mềm MeInvoice. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển dữ liệu hàng hóa từ Excel lên hệ thống, tự động tính thuế theo phương pháp trực tiếp, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót.

Nội dung bài viết bao gồm:

• Các bước chuẩn bị file Excel, thao tác nhập khẩu trên phần mềm và kiểm tra dữ liệu sau khi nhập khẩu.
• Các lưu ý khi thực hiện thao tác thiết lập file nhập khẩu excel.

Lưu ý: Đảm bảo đã thiết lập tính thuế theo Phương pháp trực tiếp tại Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử trước khi thực hiện.

Bước 1: Vào Danh mục, chọn Hàng hóa dịch vụ, nhấn Nhập khẩu.

Bước 2: Chọn phương thức nhập khẩu.

Bước 3: Để nhập khẩu dữ liệu, nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.

• Khai báo hoặc sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.

Lưu ý: Nhóm ngành nghề: Chọn tỷ lệ % tính thuế GTGT theo quy định. Ví dụ:

• • 1% – Áp dụng cho các ngành nghề, lĩnh vực: Phân phối, cung cấp hàng hóa…
  • 2% – Áp dụng cho các ngành nghề, lĩnh vực: Dịch vụ ăn uống, Sản xuất, gia công hàng hóa, Vận tải hàng hóa, hành khách…
  • 3% – Áp dụng cho các ngành nghề, lĩnh vực: Dịch vụ cho thuê tài sản, Dịch vụ tư vấn, quảng cáo, thiết kế, Dịch vụ spa, làm đẹp…

Bước 4: Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu.

Bước 5: Tại mục Chọn sheet chứa dữ liệu: nhấn biểu tượng và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 6: Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.
Bước 7: Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột dữ liệu.

Bước 8: Ghép cột dữ liệu.

• Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel.

Lưu ý: Chương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo). Tuy nhiên, Kế toán vẫn có thể thiết lập thêm bằng cách tích chọn tại cột Thông tin bắt buộc.

• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.

Bước 9: Xem trước dữ liệu:

• Chương trình sẽ hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu (số dòng hợp lệ/tổng số dòng dữ liệu).
• Trường hợp có tồn tại dữ liệu không hợp lệ:
  • Nhấn vào Tại đây để tải tệp kết quả kiểm tra về máy.

• Mở tệp kết quả kiểm tra đã tải về, trên tệp sẽ hiển thị thêm cột Chi tiết lỗi.

• Kế toán sửa lại thông tin bị sai theo nguyên nhân được chỉ ra, sau đó thực hiện lại các bước nhập khẩu như trên.

Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị tối đa 20 dòng dữ liệu để kiểm tra dữ liệu ghép cột.

Bước 10:  Sau khi thực hiện nhập khẩu lại tệp excel đã chỉnh sửa, nhấn Nhập khẩu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi việc nhập khẩu hoàn tất.

Bước 11: Nhấn vào thông báo để xem kết quả nhập khẩu:

• Nhấn Tải tệp kết quả nhập khẩu để xem chi tiết nguyên nhân nhập khẩu không thành công đối với từng dòng dữ liệu (nếu có).
• Nhấn Đóng để kết thúc việc nhập khẩu dữ liệu từ Excel.

Bước 12: Nhấn F5, các thông tin được nhập khẩu sẽ hiển thị trên danh sách.