Thiết lập cảnh báo hình thức thanh toán không hợp lệ với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Mục đích bài viết: Hướng dẫn thiết lập tiện ích cảnh báo khi chọn hình thức thanh toán không phù hợp với hóa đơn phát sinh từ 5 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Câu chuyện nghiệp vụ: Căn cứ tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau: hóa đơn có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên chỉ được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Dựa trên câu chuyện thực tế phát sinh tại Công ty Sao Mai: Sao Mai nhập lô hàng hóa trị giá 60 triệu đồng, kế toán vội thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt mà không nhớ ra quy định về hình thức thanh toán. Đến cuối kỳ quyết toán, khi làm báo cáo thuế, cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện khoản chi này không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kết quả, toàn bộ số thuế GTGT đầu vào của hóa đơn mua hàng đó không được khấu trừ, và chi phí tương ứng không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Kết quả doanh nghiệp bị tăng chi phí thực tế do mất quyền khấu trừ thuế và bị loại chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp gây thiệt hại lớn cả về quyền lợi thuế và thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp. Dựa trên khó khăn ấy, phần mềm MISA meInvoice hỗ trợ bổ sung cảnh báo hình thức thanh toán không hợp lệ với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên để hạn chế sai sót cho người dùng.

Bài viết nêu được: cách người dùng sử dụng tiện ích cảnh báo khi chọn hình thức thanh toán không phù hợp với hóa đơn phát sinh từ 5 triệu đồng trở lên để hạn chế sai sót và các lưu ý liên quan.

Phạm vi đáp ứng:

• Hóa đơn GTGT (ngoại trừ hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế)
• Hóa đơn GTGT máy tính tiền
• Vé điện tử theo phương pháp khấu từ
• Vé khởi tạo từ máy tính tiền theo phương pháp khấu trừ.

2.1 Thiết lập cảnh báo hình thức thanh toán không hợp lệ với hóa đơn từ 5 triệu đồng.

Bước 1: Vào mục Hệ thống → chọn Tùy chọn

Bước 2: Tại phân hệ Hóa đơn → tích chọn Cảnh báo khi hình thức thanh toán không hợp lệ với hóa đơn từ 5 triệu đồng.

Bước 3: Phần mềm cho phép thiết lập:

• • Lựa chọn 1: Người dùng muốn phần mềm cảnh báo khi sử dụng hình thức thanh toán nào thì thiết lập tại Cảnh báo hình thức thanh toán bằng… Tích chọn một hoặc nhiều Hình thức thanh toán tương ứng.

• • Lựa chọn 2: Người dùng muốn phần mềm cảnh báo khi sử dụng hình thức thanh toán khác với hình thức nào thì thiết lập tại Cảnh báo khi hình thức thanh toán khác với… Tích chọn một hoặc nhiều Hình thức thanh toán tương ứng.

• Trường hợp quên tích chọn hình thức thiết lập phần mềm sẽ cảnh báo: ” Cảnh báo hình thức thanh toán không hợp lệ với HĐ từ 5 triệu đồng.  Vui lòng chọn hình thức thanh toán để cảnh báo khi hình thức thanh toán trên hóa đơn khác với các hình thức thanh toán được thiết lập. “

2.2 Cảnh báo hình thức thanh toán không hợp lệ khi phát hành hóa đơn.

• Trường hợp người dùng thiết lập Cảnh báo khi hình thức thanh toán khác với… hình thức thanh toán đã lựa chọn khi lập hóa đơn, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo: “Hình thức thanh toán không hợp lệ. Theo quy định, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm GTGT) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trên hóa đơn đang chọn hình thức thanh toán khác với “ Tiền mặt”, bạn có muốn tiếp tục phát hành không? “

• • Tích chọn Hủy bỏ trên cảnh bảo, tắt khung phát hành, sau đó chọn lại hóa đơn đó để chỉnh sửa. Trên giao diện lập hóa đơn, tại mục hình thức thanh toán, chọn lại hình thức thanh toán phù hợp.

• • Tích chọn Có nếu vẫn muốn tiếp tục lập hóa đơn.

Lưu ý: cần lựa chọn phù hợp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

• Trường hợp người dùng thiết lập Cảnh báo hình thức thanh toán bằng… tương tự hình thức thanh toán đã lựa chọn khi lập hóa đơn phần mềm hiển thị cảnh báo: “Hình thức thanh toán không hợp lệ. Theo quy định, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm GTGT) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.Trên hóa đơn đang dùng hình thức thanh toán  < TM/CK >, bạn có muốn tiếp tục phát hành không?”

• • • Tích chọn Hủy bỏ trên cảnh bảo, tắt khung phát hành, sau đó chọn lại hóa đơn đó để chỉnh sửa. Trên giao diện lập hóa đơn, tại mục hình thức thanh toán, chọn lại hình thức thanh toán phù hợp.
• 
  • • Tích chọn Có nếu người dùng vẫn muốn tiếp tục lập hóa đơn.