(Web) Nhập khẩu hàng hóa – tính thuế theo phương pháp khấu trừ từ excel

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn người dùng cách nhập khẩu dữ liệu hóa đơn từ file Excel vào ứng dụng MISA meInvoice, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu hóa đơn được cập nhật nhanh chóng, chính xác.

Nội dung tổng quan:

• Hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị file Excel theo đúng mẫu quy định, thực hiện thao tác nhập khẩu dữ liệu hóa đơn vào ứng dụng.
• Lưu ý về định dạng file, các trường thông tin bắt buộc, kiểm tra và xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình nhập khẩu.
• Đề xuất các biện pháp kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhập khẩu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

2. Các bước thực hiện

Lưu ý: Đảm bảo đã thiết lập tính thuế theo Phương pháp khấu trừ tại Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử trước khi thực hiện.

Bước 1: Vào Danh mục, chọn Hàng hóa dịch vụ, nhấn Nhập khẩu.

Bước 2: Để nhập khẩu dữ liệu, nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.

Bước 3: Chọn phương thức nhập khẩu.
Bước 4: Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu.

Bước 5: Tại mục Chọn sheet chứa dữ liệu: Nhấn biểu tượng và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 6: Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.

Bước 7: Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột dữ liệu.

Bước 8: Ghép cột dữ liệu

• Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel.

Lưu ý: Chương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo). Tuy nhiên, Kế toán vẫn có thể thiết lập thêm bằng cách tích chọn tại cột Thông tin bắt buộc.

• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.

Bước 9: Xem trước dữ liệu

• Thực hiện kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo việc ghép cột trên tệp excel với cột trên phần mềm đã chính xác.

Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị tối đa 20 dòng dữ liệu để kiểm tra dữ liệu ghép cột.

Bước 10: Kiểm tra dữ liệu

• Chương trình sẽ hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu (số dòng hợp lệ/tổng số dòng dữ liệu).
• Trường hợp có tồn tại dữ liệu không hợp lệ:

• • Nhấn vào Tại đây để tải tệp kết quả kiểm tra về máy.

• • Mở tệp kết quả kiểm tra đã tải về, trên tệp sẽ hiển thị thêm cột Chi tiết lỗi. Kế toán sửa lại thông tin bị sai theo nguyên nhân được chỉ ra, sau đó thực hiện lại các bước nhập khẩu như trên.

• Trường hợp dữ liệu đã hợp lệ, nhấn Nhập khẩu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi việc nhập khẩu hoàn tất.

Bước 11: Nhấn vào thông báo để xem kết quả nhập khẩu:

• Nhấn Tải tệp kết quả nhập khẩu để xem chi tiết nguyên nhân nhập khẩu không thành công đối với từng dòng dữ liệu (nếu có).
• Nhấn Đóng để kết thúc việc nhập khẩu dữ liệu từ Excel.

Bước 12: Nhấn F5, các thông tin được nhập khẩu sẽ hiển thị trên danh sách.