Copy dữ liệu từ excel vào form lập hóa đơn

Mục đích: Bài viết giúp người dùng nắm được quy trình sao chép dữ liệu từ file Excel vào form lập hóa đơn trên phần mềm. Sau khi tham khảo, người dùng sẽ nắm được các bước chuẩn bị dữ liệu, thao tác sao chép và dán, cũng như các lưu ý để đảm bảo dữ liệu được nhập khẩu chính xác, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

Nội dung bài viết gồm:

• Chuẩn bị và định dạng dữ liệu Excel
• Thao tác sao chép và dán dữ liệu vào form lập hóa đơn
• Lưu ý khi nhập khẩu dữ liệu từ Excel

Khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép dữ liệu từ excel sau đó sử dụng tổ hợp phim Ctrl+V để dán dữ liệu vừa sao chép vào form lập hóa đơn.

Vị trí các cột trên file cần tạo và sắp xếp theo thứ tự đúng với trên form lập hóa đơn và thông tin nhập phải đúng định dạng các trường.(Ví dụ: Thêm cột Tính chất HHDV ngay sau cột Tên HHDV.)

Hướng dẫn nhập liệu theo định dạng cột trên excel:

• Với các cột đã thiết lập sẵn xác giá trị được chọn thì trên tệp Excel, anh/chị có thể nhập mã hoặc tên giá trị. VD: Cột Tính chất HHDV: Có thể nhập Hàng hóa, dịch vụ/Hàng khuyến mại/… hoặc nhập 1/2/3/4.
• Cột Mã HHDV, Tên HHDV: Tại cả 2 cột này có thể nhập mã HHDV hoặc tên HHDV đều được.
• Cột Thuế suất: Có thể nhập 0, 5, 10, KCT, KKKNT, KHAC hoặc nhập 0%, 5%, 10%…(Chú ý nhập đúng giá trị có trên danh sách)
• Với các cột kiểu ngày tháng thì cần nhập trên excel theo định dạng dd/mm/yyyy (VD: 02/03/2023)
• Với các cột kiểu số: Cần nhập đúng dạng số tương ứng với định dạng số trên phần mềm.
• Với cột kiểu tỷ lệ: Nếu 10% thì trên excel nhập là 10..
• Với cột Tỷ lệ CK cần nhập đúng giới hạn trên phần mềm (>= 0 và < 100)
• Với giá trị số = 0 thì nhập số 0 chứ không để trống.

• Thực hiện tương tự khi nhập liệu hóa đơn máy tính tiền, hóa đơn thay thế, điều chỉnh, phiếu xuất kho.
• Trường hợp hóa đơn có thông tin Tính chất HHDV, hóa đơn có có đơn giá/thành tiền sau thuế, kế toán tự tạo thêm các cột tương ứng trên file excel, nhập liệu chi tiết để copy vào giao diện lập hóa đơn.
• Không tạo thừa các cột không cho phép nhập liệu lên hóa đơn trên tệp excel.
• Trường hợp sao chép dữ liệu trên tệp Excel nhưng các dòng/cột/ô không liên tiếp (dùng phím ctrl để chọn các vùng cần sao chép) thì dữ liệu dán vào phần mềm sẽ không chính xác.
• Trường hợp copy dữ liệu từ tệp khác với tệp Excel thì vẫn nhập khẩu được vào phần mềm. Lưu ý: Với các cột dạng số thì cần copy dữ liệu kiểu số, có ngăn cách hàng nghìn là dấu (.), ngăn cách hàng thập phân là dấu (,)
• Giới hạn số dòng tối đa cho phép copy tại mỗi lượt là 50 dòng.