(Desktop) Gửi hóa đơn có mã cho khách hàng

Mục đích: Hướng dẫn người dùng gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc các kênh tích hợp trên phần mềm meInvoice desktop, giúp khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện và đúng quy định.

Nội dung tổng quan:

• Đăng nhập vào phần mềm meInvoice.
• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn hoặc Danh sách hóa đơn.
• Chọn hóa đơn cần gửi cho khách hàng.
• Nhấn nút Gửi hóa đơn hoặc biểu tượng gửi (thường là hình phong bì/email).
• Kiểm tra và nhập địa chỉ email của khách hàng (nếu chưa có sẵn).
• Xác nhận gửi hóa đơn.
• Theo dõi trạng thái gửi hóa đơn trên phần mềm để đảm bảo khách hàng đã nhận được.

2.1. Gửi hóa đơn cho từng khách hàng

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn\Hóa đơn điện tử

Bước 2: Chọn mục Đã phát hành: chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

Bước 3: Chọn khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi cho khách hàng

Bước 4: Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Gửi HĐ cho KH.

Bước 5: Khai báo thông tin người nhận hóa đơn.

• Chọn hình thức gửi hóa đơn
• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
• Trường hợp muốn Cc mail xem hướng dẫn tại đây.

• Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã gửi cho khách hàng.

• Trường hợp muốn Cc mail xem hướng dẫn tại đây.
• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

Bước 6: Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

2.2. Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn.

Bước 2: Chọn Gửi hóa đơn cho KH hàng loạt.

Bước 3: Thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử đã phát hành cần gửi cho khách hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn có trạng thái là Đã phát hành và thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.

Bước 4: Tích chọn các hóa đơn muốn gửi cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
• Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email người nhận và cách nhau bởi dấu “;“\
• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

Bước 5: Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

• Trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công, hóa đơn điện tử sẽ có Trạng thái gửi HĐ là Gửi lỗi. Xem một số trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công và cách khắc phục tại đây.
• Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi HĐ của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
• Sau khi khách hàng mở email người bán hàng gửi cho khách hàng, chương trình sẽ tự động tích chọn vào cột KH đã nhận HĐ trên danh sách hóa đơn điện tử.