Riêng tư: Xử lý một số trường hợp gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền không thành công do lỗi chứng thư số

Mục đích bài viết: Hướng dẫn xử lý một số trường hợp gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan thuế (CQT) không thành công do lỗi về chứng thư số. Qua đó, giúp đơn vị chủ động xử lý vấn đề, đảm bảo nghĩa vụ gửi dữ liệu đúng quy định và tránh các rủi ro về vi phạm pháp luật thuế.
Câu chuyện nghiệp vụ: Đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần phải gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan thuế trong ngày. Khi gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan Thuế, phải ký trên dữ liệu gửi đi. Trong một số trường hợp, việc ký dữ liệu không thực hiện được dẫn đến không thể gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan thuế, điều này tiềm ẩn rủi ro vi phạm quy định về thuế.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho khách hàng đang thiết lập tự động gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan thuế.

Nội dung bài viết: Hướng dẫn một số nguyên nhân và giải pháp đối với lỗi chứng thư số dẫn đến gửi dữ liệu máy tính tiền đến Cơ quan thuế không thanh công.

2.1. Lỗi chứng thư số chưa được đăng ký sử dụng trên tờ khai

Nguyên nhân: Chứng thư số dùng để ký dữ liệu hóa đơn máy tính tiền chưa được đăng ký sử dụng với Cơ quan Thuế

Cách xử lý:

• Cách 1: Lập tờ khai thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng chứng thư số đang dùng ký dữ liệu hóa đơn máy tính tiền

Bước 1: Vào phân hệ Đăng ký phát hành, chọn Lập tờ khai, nhấn Thêm mới 

Bước 2: Trên tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn, mục chứng thư số, xổ mũi tên chọn chứng thư số đang sử dụng để ký dữ liệu hóa đơn máy tính tiền.

• Cách 2: Thiết lập chứng thư số ký dữ liệu hóa đơn máy tính tiền là chứng thư số đã đăng ký trên tờ khai

Bước 1: Truy cập vào phân hệ Hệ thống, chọn Tùy chọn, mục thiết lập tự động gửi dữ liệu MTT đến Cơ quan thuế.

Xem chi tiết hướng dẫn:

Thiết lập xác nhận cho phép tự động gửi dữ liệu máy tính tiền đến CQT theo khung giờ. Xem chi tiết tại đây.

Thiết lập gửi dữ liệu hóa đơn/vé khởi tạo từ Máy tính tiền đến CQT ngay sau khi phát hành khi ký số với USB Token. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

2.2. Lỗi chứng thư số đã đăng ký ngừng sử dụng trên tờ khai

Nguyên nhân: Chứng thư số đã đăng ký ngừng sử dụng trên tờ khai

Cách xử lý: Lập tờ khai thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng chứng thư số đang dùng ký dữ liệu hóa đơn máy tính tiền như đã hướng dẫn ở mục 2.1

2.3. Lỗi chứng thư số hết thời gian sử dụng đăng ký trên tờ khai

Nguyên nhân: Chứng thư số đã hết thời hạn sử dụng đăng ký trên tờ khai

Cách xử lý: Kiểm tra chứng thư số còn thời hạn sử dụng hay không

• Cách kiểm tra xem tại đây.

Nếu nguyên nhân là Chứng thư số đã hết hạn thì cần thực hiện:
Bước 1: Gia hạn chứng thư số. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Sau khi gia hạn, thực hiện Lập tờ khai thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng chứng thư mới (xem mục 2.1)
Nếu nguyên nhân là Chứng thư số còn hạn nhưng hết hạn đăng ký sử dụng với Cơ quan Thuế thì thực hiện Lập tờ khai thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng chứng thư số đang dùng (xem mục 2.1)

2.4. Lỗi Mã số thuế/Căn cước công dân trên chứng thư số không trùng với mã số thuế/căn cước công dân đang làm việc

Nguyên nhân: Mã số thuế/Căn cước công dân trên chứng thư số không trùng với mã số thuế/căn cước công dân đang làm việc

Cách xử lý: Kiểm tra thông tin hồ sơ đơn vị và chứng thư số đang sử dụng

Bước 1: Truy cập vào Hồ sơ hóa đơn điện tử, kiểm tra thông tin đơn vị

Bước 2: Truy cập mục Thiết lập ký số để lựa chọn chữ ký số trùng với MST/CCCD đơn vị

2.5. Yêu cầu xác nhận ký số gửi dữ liệu máy tính tiền đến CQT bị từ chối

Nguyên nhân: Khi lập và phát hành hóa đơn máy tính tiền thì trên ứng dụng eSign sẽ có thông báo yêu cầu ký. Chủ sở hữu chứng thư số cần cài đặt ứng dụng eSign, đăng nhập và nhấn Đồng ý để xác nhận yêu cầu ký. Trong một vài tình huống, chủ sở hữu chứng thư số không nhấn Đồng ý mà nhấn Từ chối thì việc ký bị hủy bỏ và không gửi được dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan Thuế.

Cách xử lý: Thực hiện lập và phát hành hóa đơn
Người dùng liên hệ với chủ sở hữu chứng thư số để đồng ý yêu cầu ký số.
Chủ sở hữu cần cài đặt ứng dụng Mobile MISA eSign và đăng ký thiết bị xác thực.
Chủ sở hữu chứng thư số cài đặt ứng dụng chữ ký số tương ứng trên điện thoại → Mở sẵn ứng dụng → Sau khi có thông báo xác thực nhấn Xác thực.
Xem chi tiết hướng dẫn tại đây: