Nhập khẩu hóa đơn vé máy bay nhiều thuế suất có thêm thuế khác, phí khác

Mục đích hướng dẫn: Bài viết này hướng dẫn người dùng cách nhập khẩu hàng loạt hóa đơn đại lý vé máy bay có nhiều thuế suất, đồng thời cho phép khai báo các khoản thuế khác và phí khác trên tổng tiền thanh toán từ tệp Excel vào phần mềm MISA meInvoice. Tính năng này giúp các đại lý vé máy bay tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót khi cần xuất số lượng lớn hóa đơn có cấu trúc phức tạp.

Câu chuyện nghiệp vụ: Xuất phát từ nhu cầu của các đại lý bán vé máy bay thường xuyên phải xuất hóa đơn với số lượng lớn cho khách hàng. Đặc thù của các hóa đơn này là bao gồm nhiều loại thuế, phí với các mức thuế suất khác nhau. Việc nhập liệu thủ công từng hóa đơn rất tốn thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn. Do đó, MISA meInvoice cung cấp tính năng nhập khẩu từ Excel để tự động hóa quy trình này.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• • Các bước chuẩn bị và tải tệp mẫu Excel.
  • Hướng dẫn điền thông tin trên tệp mẫu, đặc biệt là các cột thuế khác, phí khác.
  • Thao tác nhập khẩu tệp Excel đã có dữ liệu vào phần mềm.

Bước 1:  Vào phân hệ Hóa đơn → chọn mục Hóa đơn →  nhấn Nhập khẩu.

Bước 2: : Chọn mẫu hóa đơn theo ký hiệu, tên mẫu cần nhập khẩu → nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp dữ liệu do phần mềm cung cấp.

Bước 3: Mở tệp mẫu và khai báo thông tin chi tiết các hóa đơn cần nhập khẩu → nhấn vào từng cột sẽ có ghi chú cách nhập và thông tin cần nhập vào cột.

Lưu ý:

• • Đối với hóa đơn đại lý vé máy bay nhiều thuế suất, sẽ có thêm cột Thuế khác, Phí khác, người dùng cần điền đầy đủ thông tin trước khi ghép cột để tránh lỗi nhập khẩu.
  • Trên tệp nhập khẩu có cột Số thứ tự là để chương trình phân biệt các hóa đơn với nhau, trường hợp một hóa đơn có nhiều hàng hóa thì cần nhập cùng một số thứ tự cho mỗi dòng hàng hóa của hóa đơn đó.
  • Trường hợp nhập khẩu mẫu có thiết lập hiển thị thêm thông tin trên hóa đơn thì kế toán tự bổ sung các cột đó trên file nhập khẩu.

Bước 4: Lưu tệp và tải tệp dữ liệu vừa nhập vào phần mềm.

• Tại giao diện nhập khẩu (như bước 1) nhấn “Chọn tệp dữ liệu” và chọn đến file đã lưu trong thư mục (nếu lưu trong thư mục tải xuống mặc định sẽ là thư mục Downloads) sau đó nhấn tiếp theo.

Bước 5: Chương trình đã tự động ghép cột dữ liệu trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel do sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, nhấn Tiếp theo.

• Lưu ý:
  • Tại cột thông tin bắt buộc nếu quý khách muốn cột nào không được để trống nội dung (nếu không có nội dung thì nhập khẩu sẽ thất bại như các cột có dấu (*) ) thì sẽ chọn vào.
  • Tại cột thông tin trên tệp dữ liệu là tên tiêu đề cột trên file excel, quý khách có thể chọn lại nếu cần thiết.

Bước 6: Chương trình hiển thị dữ liệu từ file excel sau khi ghép cột, nhấn Nhập khẩu.

• Lưu ý: Có thể nhấn Kiểm tra dữ liệu và nhấn vào chữ tại đây ở dòng “Tải tệp kết quả kiểm tra dữ liệu tại đây” để kiểm tra lại dữ liệu trước khi nhập khẩu. Nếu có lỗi thì nội dung bị lỗi sẽ tô đỏ và cột chi tiết ở cuối cùng sẽ mô tả lỗi theo từng dòng.

Bước 7: Chương trình thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm. Thông báo kết quả thành công hoặc thất bại ở chuông thông báo trên góc phải.

• Nếu nhấn vào thông báo thành công quý khách vào hóa đơn, chọn hóa đơn để xem danh sách các hóa đơn đã nhập khẩu, có thể lọc theo ký hiệu hóa đơn và trạng thái chưa phát hành
• Nếu nhấn vào thông báo không thành công quý khách có thể Tải tệp kết quả chi tiết để kiểm tra nguyên nhân và thử lại

• Hiện tại, phần mềm đáp ứng nhập khẩu hóa đơn mới vé máy bay nhiều thuế suất (loại có khai báo thuế khác, phí khác tại tổng tiền), chưa hỗ trợ nhập khẩu đối với hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh cho loại này.