(MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn) Thiết lập hiển thị cảnh báo khi kiểm tra tên, địa chỉ người mua/người bán trên hóa đơn

Mục đích: Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan về chức năng thiết lập cảnh báo khi kiểm tra tên, địa chỉ của người mua và người bán trên hóa đơn điện tử. Nhờ đó, Anh/Chị có thể kịp thời phát hiện sai sót, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ thông tin trên hóa đơn.
Nội dung bài viết gồm:

• Tổng quan về tính năng thiết lập cảnh báo tên và địa chỉ
• Các bước thực hiện để cấu hình cảnh báo trong phần mềm

• Căn cứ quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Thành phố” thành “TP”; “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”; “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”; “khu công nghiệp” thành “KCN”; “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.”

Tình huống ví dụ: Công ty A hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện lạnh, sử dụng phần mềm MISA meInvoice – xử lý hóa đơn. Trong hồ sơ doanh nghiệp và khai báo với cơ quan thuế, địa chỉ công ty luôn được ghi đầy đủ, bao gồm cả chữ “Việt Nam” ở cuối địa chỉ, đúng quy định và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi nhà cung cấp phát hành hóa đơn cho Công ty A, trên địa chỉ người mua lại không ghi đầy đủ “Việt Nam” mà chỉ ghi đến tên tỉnh/TP, phường/xã.

• Ví dụ: “123 Lê Lợi, Quận 1, TP.HCM”.

Phần mềm bổ sung thiết lập cảnh báo khi phát hiện thông tin chưa hợp lệ, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Anh/chị thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục Hệ thống, nhấn Tùy chọn, tại mục Thiết lập kiểm tra hóa đơn, tích chọn chỉnh sửa để thiết lập kiểm tra tên, địa chỉ người mua, người bán.

Bước 2: Tích chọn Thiết lập kiểm tra tên, địa chỉ người mua, người bán, màn hình hiển thị thiết lập, chọn Thiết lập.

• Phần mềm sẽ bật giao diện thiết lập kiểm tra để người dùng lựa chọn trường hợp sai.
• Tích chọn những trường hợp người dùng muốn bật cảnh báo.
• Phần mềm có giải thích cách kiểm tra.
• Ấn Lưu.

Lưu ý:

• Nội dung chương trình thiết lập để lựa chọn được tham khảo theo quy định hiện hành và tình huống phát sinh thực tế từ khách hàng không được quy định cụ thể tại các văn bản ban hành.

Bước 3: Tại giao diện thiết lập chung tùy chọn, ấn Lưu một lần nữa để cập nhật thiết lập trên hệ thống.

Bước 4: Phần mềm hiển thị thiết lập thành công.

• Sau khi thiết lập, phần mềm sẽ cảnh báo sai địa chỉ khi đọc hóa đơn cho người dùng.

Lưu ý: Trường hợp địa chỉ đúng nhưng phần mềm cảnh báo sai, Anh/Chị chọn chấp nhận địa chỉ này để hóa đơn cập nhật tính hợp lệ.

• Xem chi tiết Tại đây