(MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn) Thiết lập cơ cấu tổ chức để kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết này giúp Anh/Chị nắm được quy trình thiết lập cơ cấu tổ chức cho các đơn vị muốn kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3 trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn một cách hiệu quả, đúng quy định. Việc thiết lập đúng cơ cấu tổ chức giúp phân quyền, kiểm soát và quản lý hóa đơn minh bạch, phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng ngành.

Câu chuyện nghiệp vụ: Hiện nay, một số đơn vị thường phát sinh việc kiểm tra hóa đơn của khách hàng để xem xét tính chính xác từ chứng từ thu nhập, chứng từ kinh doanh phục vụ ra các quyết định quan trọng. Hoạt động này thường mất nhiều thời gian kiểm tra thủ công và tính chính xác không cao, gây khó khăn và rủi ro cho đơn vị. Dựa trên khó khăn thực tế, phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn ra mắt nghiệp vụ hoàn toàn mới cho phép công ty kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3 hỗ trợ ra quyết định.

Hướng dẫn sẽ trình bày: Các bước thiết lập sử dụng cho đơn vị kiểm tra hóa đơn bên thứ và các lưu ý liên quan.

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1 Thiết lập thêm, sửa công ty.

**Thêm công ty.*

Tại mục Cơ cấu tổ chức → chọn Thêm công ty.

Tại giao diện Thêm công ty → tích chọn Sử dụng phần mềm để kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3 để chuyển sang cơ cấu tổ chức kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3.

Lưu ý: trường hợp không tích chọn Sử dụng phần mềm để kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3, nếu tiếp tục tiếp lập cơ cấu tổ chức, có thể kiểm tra hóa đơn của chính đơn vị mình.

Thực hiện thiết lập thông tin đơn vị → Chọn Lưu để lưu lại thông tin.

Lưu ý:

- Thông tin đơn vị khai báo chỉ để nhận diện, thông tin nhận hóa đơn, không dùng làm dữ liệu đối chiếu khi kiểm tra hóa đơn của bên thứ 3.
- Nếu nhập mã số thuế không chính xác, phần mềm sẽ cảnh báo mã số thuế không hợp lệ do không tìm thấy thông tin.
Thông tin thiết lập đơn vị đặc thù muốn kiểm tra bên thứ 3 được lưu lại sẽ không thể thay đổi, chắc chắn muốn lập công ty, chọn Tiếp tục.

Phần mềm sẽ hiển thị thông báo thiết lập thành công.

*Sửa, xóa công ty.

Tại Đơn vị vừa được thiết lập trên Danh sách cơ cấu tổ chức → chọn biểu tượng dấu ⋅⋅⋅ các tiện ích.

Trường hợp muốn chỉnh sửa tên đơn vị chọn Chỉnh sửa.

Thực hiện chỉnh sửa Tên công ty chính xác → nhấn Lưu.
Lưu ý: có thể chỉnh sửa nhanh tên đơn vị bằng cách tích đúp vào tên công ty.

Trường hợp chỉnh sửa email nhận hóa đơn, chọn Thay đổi địa chỉ email nhận hóa đơn.

Thực hiện chỉnh sửa Email nhận hóa đơn → nhấn Lưu.

Lưu ý: sau khi thay đổi địa chỉ email nhận hóa đơn, hóa đơn sẽ không được gửi đến địa chỉ cũ.

Trường hợp muốn Xóa công ty đã thiết lập → chọn biểu tượng dấu ⋅⋅⋅ các tiện ích → chọn Xóa bỏ.

Chắc chắn rằng muốn xóa công ty, chọn Có để hoàn tất.

Khi xóa thành công phần mềm sẽ hiển thị thông báo tại danh sách công ty.

2.2 Thiết lập thêm, sửa chi nhánh cho công ty.

**Thêm chi nhánh.*

Tại Đơn vị vừa được thiết lập trên Danh sách cơ cấu tổ chức → chọn biểu tượng dấu ⋅⋅⋅ các tiện ích → nhấn Thêm chi nhánh để thêm chi nhánh cho công ty.

Phần mềm sẽ tự động chuyển thông tin liên kết từ công ty sang chi nhánh, chọn Đồng ý để xác nhận.

Từ lần tạo chi nhánh thứ 2 trở đi, có thể khai báo thông tin chi nhánh công ty để dễ dàng quản lý → thực hiện thiết lập thông tin chi nhánh → nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.

Thông tin thiết lập chi nhánh của đơn vị đặc thù muốn kiểm tra bên thứ 3 được lưu lại sẽ không thể thay đổi, chắc chắn muốn lập công ty, chọn Tiếp tục.

Phần mềm sẽ hiển thị thông báo thiết lập thành công.

Lưu ý: Khi thêm một Phòng ban hoặc Chi nhánh mới vào hệ thống, các quy tắc kiểm tra hóa đơn của bên thứ ba sẽ được tự động áp dụng theo thiết lập chung của toàn công ty.