Gửi duyệt hóa đơn

1. Nội dung

Hướng dẫn gửi duyệt hóa đơn trước khi phát hành.

2. Các bước thực hiện

Lưu ý: Để thực hiện được chức năng này, phải thực hiện các bước sau trên meInvoice Web:

• • Bước 1: Thiết lập nghiệp vụ phê duyệt hóa đơn
  • Bước 2: Khai báo chức danh cho người dùng
  • Bước 3: Thiết lập quy trình phê duyệt hóa đơn

1. Gửi duyệt hóa đơn

1.1. Gửi duyệt ngay sau khi lập hóa đơn

• Sau khi lập hóa đơn, nhấn Lưu và gửi duyệt.

Lưu ý: Nếu hóa đơn có mẫu số, ký hiệu không nằm trong quy trình phê duyệt thì chương trình hiển thị nút Lưu và Phát hành như bình thường.

1.2. Gửi duyệt hóa đơn chưa phát hành trên danh sách hóa đơn

Trường hợp 1: Gửi duyệt từng hóa đơn

• Vào danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần gửi duyệt.

• Nhấn Gửi duyệt hóa đơn.

Trường hợp 2: Gửi duyệt hàng loạt hóa đơn

• Vào danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần gửi duyệt.
• Nhấn biểu tượng gửi duyệt hóa đơn.

Sau khi gửi duyệt, hóa đơn sẽ có trạng thái Chờ duyệt trên danh sách hóa đơn.

Lưu ý:

• • Người gửi duyệt có quyền phê duyệt tại bước nào thì hóa đơn sẽ được tự động phê duyệt tại bước đó (Ví dụ: Quy trình phê duyệt có 2 bước: Kế toán trưởng duyệt bước 1, Giám đốc duyệt bước 2 thì nếu Kế toán trưởng là người gửi duyệt, hóa đơn sẽ được gửi đến Giám đốc duyệt luôn)
  • Nếu người lập và gửi duyệt là người có quyền phê duyệt hóa đơn ở bước cuối cùng trong quy trình phê duyệt, thì có thể phát hành ngay hóa đơn.

2. Theo dõi kết quả phê duyệt hóa đơn

• Hóa đơn sau khi được phê duyệt tại bất cứ bước nào, người gửi duyệt đều nhận được thông báo.

• Theo dõi trạng thái phê duyệt hóa đơn tại danh sách hóa đơn.
  • Trạng thái Chờ duyệt: Hóa đơn đã gửi duyệt đang chờ phê duyệt.
  • Trạng thái Từ chối: Hóa đơn bị từ chối duyệt tại một trong các bước trong quy trình phê duyệt.
  • Trạng thái Đã duyệt: Hóa đơn đã được duyệt tại tất cả các bước. Lúc này có thể thực hiện phát hành hóa đơn.
  • Trạng thái Bản nháp: Hóa đơn chưa được gửi duyệt.
  • Nếu hóa đơn không nằm trong quy trình phê duyệt thì trạng thái bỏ trống.

• Hóa đơn được duyệt tại một trong các bước trong quy trình phê duyệt.

• Với hóa đơn có trạng thái Từ chối thì có thể xem chi tiết lý do không được duyệt. Sau đó, sửa lại thông tin hóa đơn và thực hiện lại từ đầu quy trình phê duyệt.
  • Nhấn vào hóa đơn có trạng thái từ chối trên danh sách hóa đơn.

• • Xem lý do hóa đơn bị từ chối phê duyệt.

• Nếu sau khi gửi duyệt, phát hiện hóa đơn có sai sót thì có thể thu hồi yêu gửi duyệt để sửa lại hóa đơn, sau đó thực hiện lại từ đầu quy trình phê duyệt.
  • Nhấn chọn hóa đơn cần thu hồi gửi duyệt trên danh sách (có thể thu hồi hóa hơn có trạng thái Chờ duyệt, Đã duyệt)

• • Nhấn Thu hồi hóa đơn gửi duyệt.

• • Nhấn Có.

• Xem nhật ký phê duyệt hóa đơn.