Điều chỉnh hóa đơn (sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) chưa kê khai tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn gửi CQT, đã gửi người mua

1. Nội dung

Trường hợp phát hiện hóa đơn chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn sai sót (sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách chất lượng, kế toán thực hiện như sau:

Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh thuộc cùng 1 kỳ

1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập HĐ điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
2. Lập HĐ điều chỉnh để gửi cho người mua.
3. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát sinh để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT, trong đó bao gồm hóa đơn bị điều chỉnh với trạng thái là “Mới” và hóa đơn điều chỉnh với trạng thái là “Điều chỉnh”.

Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh thuộc 2 kỳ khác nhau

1. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn bị sai sót đến CQT với trạng thái là “Mới”.
2. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập HĐ điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
3. Lập HĐ điều chỉnh để cho gửi người mua.
4. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh đến CQT với trạng thái là “Điều chỉnh”.

Lưu ý:

- Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu có sai sót cần điều chỉnh hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn bị điều chỉnh.
- Tổng số liệu Số lượng, Đơn giá, số tiền trên tất cả các hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh là số liệu đúng cần xuất hóa đơn.

2. Các bước thực hiện

1. Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh cùng kỳ kê khai thuế GTGT

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hóa đơn

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh gửi người mua

Cách 1: Lập từ phân hệ Điều chỉnh hóa đơn.

Thêm Hóa đơn điều chỉnh tại Xử lý hóa đơn/Điều chỉnh hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.

Nhập nội dung sai sót trên hóa đơn điều chỉnh. Nhấn Lưu và phát hành hóa đơn (Gửi hóa đơn cho khách hàng)

Xem hướng dẫn cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tại đây.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Bước 3: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh đến CQT trong đó bao gồm hóa đơn bị điều chỉnh với trạng thái là Mới, hóa đơn điều chỉnh với trạng thái Điều chỉnh.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (hóa đơn sai sót chưa có trên bảng tổng hợp)
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên hóa đơn bị điều chỉnh với trạng thái Mới, hóa đơn điều chỉnh với trạng thái Điều chỉnh trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn sai sót) và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót sau thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)

Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.

Chương trình lấy lên hóa đơn bị điều chỉnh với trạng thái Mới, hóa đơn điều chỉnh với trạng thái Điều chỉnh trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT.

2. Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh cùng thuộc 2 kỳ kê khai thuế GTGT

Bước 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT với trạng thái là Mới.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp:

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót trước thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn sai sót) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn sai sót sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.

Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.

Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hóa đơn)

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh gửi người mua

Cách 1: Thực hiện trên mục Xử lý hóa đơn\Điều chỉnh hóa đơn.

Chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.

Khai báo đầy đủ thông tin hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lưu và Phát hành (Gửi hóa đơn cho người mua). Xem hướng dẫn cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tại đây.

Cách 2: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh trên danh sách hóa đơn để lập hóa đơn điều chỉnh.

Bước 4: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi hóa đơn điều chỉnh đến CQT với trạng thái Điều chỉnh.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn điều chỉnh với nội dung Điều chỉnh trên bảng tổng hợp.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn điều chỉnh) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn điều chỉnh với nội dung Điều chỉnh trên bảng tổng hợp.

- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên dữ liệu hóa đơn của kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn điều chỉnh, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn điều chỉnh) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.