Làm thế nào khi không tìm thấy hóa đơn để lập Hóa đơn điều chỉnh?

Biểu hiện: Do hóa đơn gốc đã bị Thay thế hoặc Hủy (ở nghị định 123 ) trước đây

Cách xử lý:

Bước 1: Vào mục Hóa đơn / Hóa đơn ,nhập số hóa đơn gốc để tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh

Bước 2: Kiểm tra trạng thái hóa đơn cần điều chỉnh tại cột Trạng thái HĐ trên danh sách hóa đơn

• Nếu hóa đơn đang có trạng thái : HĐ đã bị thay thế / HĐ đã bị hủy thì không thể lập được hóa đơn điều chỉnh

Biểu hiện: Hóa đơn tìm kiếm là hóa đơn có mã đang ở trạng thái Chờ cơ quan thuế cấp mã/Từ chối cấp mã.

Cách xử lý:

• Nếu là hóa đơn có mã đang ở trạng thái Chờ cơ quan thuế cấp mã thì chờ cơ quan thuế phản hồi sau đó mới thực hiện xử lý.
• Nếu là hóa đơn bị cơ quan thuế Từ chối cấp mã thì xem lý do từ chối cấp mã của CQT để tiếp tục xử lý. Xem hướng dẫn tại đây 

Biểu hiện: Do chọn nhầm điều kiện tìm kiếm như: loại hóa đơn ( Có mã, không mã , máy tính tiền, hóa đơn NĐ 51 , hóa đơn từ hệ thống khác) , ngày hóa đơn gốc, MST/ Tên người mua hàng ,…..

Cách xử lý:

• Kiểm tra đã chọn đúng loại hóa đơn : HĐ có mã của CQT , HĐ không có của mã CQT, HĐ khởi tạo từ máy tính tiền , HĐ theo NĐ51.
• Kiểm tra lại khoảng thời gian tìm kiếm ngày hóa đơn.
• Nhập đúng thông tin tìm kiếm theo đúng điều kiện tìm kiếm hóa đơn: Chọn bánh răng cưa để kiểm tra và chọn đúng điều kiện tìm kiếm

• • Ví dụ lỗi sai: Điều kiện tìm kiếm chọn là MST/tên người mua hàng nhưng lại gõ số hóa đơn vào

Biểu hiện: Hóa đơn tìm kiếm là hóa đơn điều chỉnh

Cách xử lý : Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc ( hóa đơn bị điều chỉnh), vì thế cần nhập số hóa đơn tìm kiếm là số hóa đơn gốc ( hóa đơn bị điều chỉnh) để tiếp tục điều chỉnh lần 2, 3 nếu vẫn còn sai

Biểu hiện: Hóa đơn trên hệ thống khác nhưng chọn là hóa đơn trên Meinvoice

Cách xử lý : Nếu là hóa đơn trên hệ thống khác thì xem thêm hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn trên hệ thống khác tại đây 

Biểu hiện:  Hóa đơn đã được lập thông báo sai sót gửi CQT với hình thức Hủy/thay thế (bao gồm cả trường hợp chưa gửi/đã gửi CQT, CQT phê duyệt/chưa phê duyệt)

Cách xử lý : 

• Vào mục Thông báo HĐ lập sai / tìm xem hóa đơn cần lập điều chỉnh đã có lập mẫu số 04/SS-HĐĐT nhưng chưa gửi/đã gửi CQT, hoặc CQT phê duyệt/chưa phê duyệt

Lưu ý : Nếu hóa đơn ở trạng thái Hủy, nhưng chưa gửi TBSS 04 đến CQT hoặc đã gửi TBSS đến CQT nhưng CQT phản hồi không hợp lệ,…  thì anh/chị có thể xóa TBSS mẫu 04 đã lập nhưng chưa gửi và  khôi phục hóa đơn về trạng thái gốc , sau đó lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đó. Xem thêm các trường hợp được Khôi phục hóa đơn đã hủy tại đây .

Biểu hiện: Hóa đơn cần điều chỉnh là hóa đơn ở nghị định cũ hoặc đã hơn 3 năm

Ví dụ: Hóa đơn thuộc nghị định 51 hoặc đã phát hành từ năm 2022 trở về trước

Nguyên nhân: Để giảm tải dung lượng lưu trữ hóa đơn cũ, hệ thống đang ẩn các hóa đơn cũ ( > 3 năm ).

Cách xử lý: Nếu hóa đơn thuộc trường hợp này anh/chị Liên hệ MISA để được hỗ trợ

Biểu hiện: Cần điều chỉnh hóa đơn nghị định 51 nhưng trên giao diện chọn hóa đơn thì không thấy lựa chọn Hóa đơn NĐ 51 

Nguyên nhân: Do chưa thiết lập cho phép lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn ở nghị định 51

Cách xử lý: 

• Vào mục Hệ thống / Tùy chọn / tại phần Hóa đơn, tìm đến tùy chọn Cho phép điều chỉnh cho hóa đơn theo Nghị định 5/2020/NĐ-CP

Khi tích chọn lên phần mềm hiển thị cảnh báo Lưu ý 

• Tương tự hóa đơn có mã, các trường hợp không tìm thấy vé/ hóa đơn không mã/ hóa đơn máy tính tiền để lập điều chỉnh cũng xử lý như trên.
• Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đã bãi bỏ hình thức Hủy hóa đơn và không cần lập TBSS 04 khi xử lý sai sót hóa đơn theo hình thức Thay thế/ Điều chỉnh. 

• Lập biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hóa đơn
• Xử lý hóa đơn không có mã sai sót
• Xử lý hóa đơn có mã sai sót