Các trường hợp không tìm thấy hóa đơn để lập biên bản thay thế hóa đơn

Mục đích: Bài viết giúp người dùng nhận biết nguyên nhân và hướng xử lý khi không tìm thấy hóa đơn cần lập Biên bản thay thế trên phần mềm MISA MeInvoice. Sau khi tham khảo, người dùng sẽ hiểu rõ nguyên nhân, các bước kiểm tra và hướng xử lý phù hợp để đảm bảo việc thay thế hóa đơn diễn ra đúng quy định, tránh sai sót trong nghiệp vụ kế toán.

Vấn đề: Khi thêm mới Biên bản thay thế hóa đơn, tại giao diện chọn hóa đơn cần lập biên bản phần mềm không hiển thị hóa đơn và kèm theo dòng thông tin “Không tìm thấy dữ liệu theo điều kiện lọc….”

Hóa đơn tìm kiếm có thể rơi vào một trong các Nguyên nhân sau đây:

Trường hợp 1. Hóa đơn tìm kiếm đã được lập Biên bản thay thế.

Cách xử lý: Kiểm tra lại xem hóa đơn đã lập biên bản thay thế hay chưa tại danh sách thay thế hóa đơn.

Trường hợp 2. Hóa đơn tìm kiếm là hóa đơn có mã đang ở trạng thái Chờ cơ quan thuế cấp mã/Từ chối cấp mã.

Cách xử lý:

• • Nếu là hóa đơn có mã đang ở trạng thái Chờ cơ quan thuế cấp mã thì chờ cơ quan thuế phản hồi sau đó mới thực hiện xử lý.
  • Nếu là hóa đơn bị cơ quan thuế Từ chối cấp mã thì xem lý do từ chối cấp mã của CQT để tiếp tục xử lý.

Trường hợp 3. Hóa đơn đã được lập hóa đơn điều chỉnh.

Cách xử lý: Không thể lập hóa đơn thay thế và Biên bản thay thế. Chỉ có thể lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Trường hợp 4. Kế toán chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn.

Cách xử lý: Kiểm tra lại khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn.

Lưu ý: Ngày HĐ ở đây là ngày hóa đơn gốc ( HĐ bị thay thế)  không phải ngày lập biên bản hay ngày lập hóa đơn thay thế . Kế toán lưu ý tìm đúng theo ngày hóa đơn gốc để tìm biên bản thay thế hoặc hóa đơn thay thế.

Trường hợp 5. Nhập sai điều kiện tìm kiếm hóa đơn (Ví dụ: Điều kiện tìm kiếm chọn là MST/tên người mua hàng nhưng lại gõ số hóa đơn vào)

Cách xử lý: Kiểm tra lại điều kiện tìm kiếm.

Trường hợp 6. Hóa đơn tìm kiếm không được lập từ hệ thống MeInvoice.

Cách xử lý: Chuyển qua tab “Hóa đơn trên hệ thống khác” Trên giao diện tìm kiếm và thực hiện tương tự hướng dẫn ở bài viết sau đây: Bài viết 

Lưu ý: Các trường hợp không tìm thấy vé để lập biên bản thay thế tương tự như trên.