2. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào mục Hóa đơn/ Hóa đơn ( hoặc Hóa đơn bán hàng)
- Tại danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện Lọc / tìm kiếm hóa đơn cần phát hành theo tham số.
Bước 2: Tích chọn các hóa đơn muốn phát hành trên danh sách hóa đơn, nhấn Phát hành.
Bước 3: Trong hộp thoại hiển thị , tích chọn Gửi HĐ nếu muốn chương trình tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử.
- Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Ngày hóa đơn được lấy theo thông tin trên hóa đơn. Số hóa đơn sẽ được cấp liên tục tương ứng với từng mẫu hóa đơn theo Thông báo phát hành hóa đơn đã có hiệu lực.
Lưu ý:
-
- Có thể cập nhật ngày trên hóa đơn bằng ngày hiện tại trên máy tính trước khi phát hành bằng cách nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.
- Có thể xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn Xem tất cả hóa đơn để xem tất cả hóa đơn cùng lúc.
Bước 4: Sau khi kiểm tra lại hóa đơn, nhấn Phát hành.
Bước 5: Lựa chọn chứng thư số, chương trình sẽ thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
-
-
- Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.
- Có thể xóa chứng thư số trên danh sách nếu không còn nhu cầu sử dụng. Xem hướng dẫn tại đây.
-
Bước 6: Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.
- Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã
- Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.
Lưu ý : Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.
