(MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn) Tự động phân loại hóa đơn theo chi phí, kiểm tra và cảnh báo hóa đơn vượt định mức

1. Chương trình đã mặc định tự động phân loại hóa đơn đầu vào theo các nhóm chi phí có sẵn.

2. Xem danh sách loại chi phí chương trình đã thiết lập sẵn.

• Vào mục Hệ thống\Tùy chọn, Tại mục Thiết lập phân loại hóa đơn và định mức chi phí, nhấn biểu tượng hình bút, nhấn Xem chi tiết.

• Chương trình hiển thị danh sách loại chi phí.

Lưu ý:

• • Không thể sửa/xóa danh sách loại chi phí này.
  • Danh sách loại phí đang được tiếp tục cập nhật.

3. Khi có hóa đơn được chuyển vào hệ thống, chương trình sẽ tự động phân loại hóa đơn theo các loại chi phí trên.

Ví dụ: Hóa đơn của các công ty bảo hiểm sẽ thuộc nhóm chi phí bảo hiểm, hóa đơn của các công ty điện lực sẽ thuộc nhóm chi phí Điện.

• Theo dõi hóa đơn thuộc nhóm chi phí nào trên danh sách hóa đơn đầu vào.

Lưu ý: Có thể tự phân loại chi phí cho hóa đơn dựa trên danh sách loại phí chương trình có sẵn như: phân loại nhóm chi phí cho các hóa đơn khác mà chương trình chưa tự động phân loại, bỏ phân loại chi phí hóa đơn, hoặc phân loại lại nhóm chi phí của hóa đơn nếu có sai sót.

• • Phân loại chi phí cho từng hóa đơn.

• • Phân loại chi phí cho hàng loạt hóa đơn.

1. Thiết lập định mức theo hóa đơn của từng loại chi phí để chương trình cảnh báo khi có hóa đơn vượt định mức.

• Vào mục Hệ thống\Tùy chọn, Tại mục Thiết lập phân loại hóa đơn và định mức chi phí, nhấn biểu tượng hình bút, nhấn Thiết lập.

• Tại loại chi phí cần thiết lập định mức, nhấn biểu tượng đồng tiền đô la.
• Khai báo định mức cho chi phí và khoảng thời gian áp dụng định mức (có thể khai báo nhiều định mức áp dụng trong các khoảng thời gian khác nhau)
• Nhấn Lưu.

2. Sau khi thiết lập, định mức chi phí hiển thị như sau:

• Tại Danh sách loại chi phí: hiển thị định mức thiết lập có ngày kết thúc lớn nhất.

• Tại Danh sách hóa đơn đầu vào: hiển thị định mức chi phí thiết lập trong khoảng thời gian chứa Ngày hóa đơn.

• Trường hợp thiết lập nhiều định mức cho một loại chi phí, có thể xem lại danh sách định mức chi phí đã thiết lập.

3. Chương trình tự động kiểm tra và cảnh báo hóa đơn có vượt định mức chi phí hay không.

• Hiển thị Kết quả kiểm tra tại Danh sách hóa đơn, cột Vượt định mức.

• Hiển thị kết quả kiểm tra tại giao diện chi tiết kết quả kiểm tra hóa đơn mục Thông tin thanh toán.

• Hiển thị kết quả kiểm tra tại giao diện chi tiết kết quả kiểm tra nâng cao hóa đơn mục Thông tin thanh toán.

Lưu ý:

• • Hóa đơn bỏ trống nội dung Vượt định mức là những hóa đơn: không phân loại chi phí; hóa đơn có loại chi phí nhưng không có định mức chi phí; hóa đơn bị hủy; hóa đơn bị thay thế; hóa đơn chiết khấu.
  • Có thể thêm/sửa định mức chi phí. Xem chi tiết tại đây.
  • Sau khi sửa/thêm/xóa định mức chi phí, các hóa đơn đã được chuyển vào hệ thống sẽ không tự động cập nhật lại định mức chi phí mới, kế toán tự cập nhật lại định mức chi phí cho hóa đơn thuộc cho phí đó. Xem chi tiết tại đây.