Nhập khẩu hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nắm được quy trình nhập khẩu hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền vào phần mềm meInvoice thông qua file Excel. Qua đó, hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng, chính xác, đảm bảo dữ liệu hóa đơn được cập nhật đầy đủ trên phần mềm.
Nội dung bài viết gồm:

• Tải và điền thông tin vào tệp mẫu hóa đơn từ phần mềm
• Đăng tải file và ghép cột dữ liệu lên phần mềm
• Nhập khẩu hóa đơn và xem kết quả trên phần mềm

Hướng dẫn nhập khẩu HĐ khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Bước 1: Vào mục Hóa đơn / chọn HĐ từ máy tính tiền/ nhấn Nhập khẩu.

Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn muốn nhập khẩu.

Bước 3: Nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp

Bước 4: Khai báo thông tin trên file Excel mẫu

• Mở tệp dữ liệu và khai báo thông tin chi tiết các hóa đơn cần nhập khẩu

Lưu ý:

• • Có thể sao chép dữ liệu từ file nội bộ sang file mẫu của chương trình.

  • Các cột có dấu (*) là bắt buộc.

  • Người dùng có thể thêm cột nếu cần nhập thêm thông tin.

  • Cột “Số thứ tự” dùng để phân biệt hóa đơn; nếu một hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, phải nhập cùng số thứ tự.

  • Với dòng hàng khuyến mại/chiết khấu, kế toán tự thêm cột và nhập giá trị “1” tương ứng trên dòng đó.

Bước 5:  Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu.

Bước 6: Tại mục Chọn Sheet chứa dữ liệu: Nhấn biểu tượng mũi tên và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 7: Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.

Bước 8:  Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột dữ liệu.

Bước 9:  Ghép cột dữ liệu

• Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel.

Lưu ý: Chương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo). Tuy nhiên, Kế toán vẫn có thể thiết lập thêm bằng cách tích chọn tại cột Thông tin bắt buộc.

• Chọn cột dữ liệu trên excel tương ứng với cột trên phần mềm.
• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.

Bước 10: Xem trước dữ liệu:

• Nhấn Kiểm tra dữ liệu nếu muốn kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi nhập khẩu.

• Chương trình sẽ hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu (số dòng hợp lệ/tổng số dòng dữ liệu).

Bước 11: Kiểm tra dữ liệu

• Trường hợp 1: Có tồn tại dữ liệu không hợp lệ:

• • Nhấn vào Tại đây để tải tệp kết quả kiểm tra về máy.

• • Mở tệp kết quả kiểm tra đã tải về, trên tệp sẽ hiển thị thêm cột Chi tiết lỗi.

• • Kế toán sửa lại thông tin bị sai theo nguyên nhân được chỉ ra, sau đó thực hiện lại các bước nhập khẩu như trên.

• • Sau khi điều chỉnh lại thông tin và nhập khẩu lại nếu phần mềm không báo còn dòng nào không hợp lệ thì chuyển sang trường hợp 2.

• Trường hợp 2: Dữ liệu đã hợp lệ, nhấn Nhập khẩu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi việc nhập khẩu hoàn tất.

Bước 12:  Nhấn vào thông báo để xem kết quả nhập khẩu:

• Nhấn Tải tệp kết quả nhập khẩu để xem chi tiết nguyên nhân nhập khẩu không thành công đối với từng dòng dữ liệu (nếu có).
• Nhấn Đóng để kết thúc việc nhập khẩu dữ liệu từ Excel.

Bước 13: Nhấn F5, các thông tin được nhập khẩu sẽ hiển thị trên danh sách.

Bước 14: Có thể xem, sửa hoặc phát hành tại danh sách hóa đơn