(MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn) Tự động tải hóa đơn đầu vào về từ trang tra cứu hóa đơn của Nhà cung cấp (VNPT, Viettel, VETC, EVN, BIDV,…)

Mục đích: Bài viết nhằm hướng dẫn Anh/Chị kết nối phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào với hệ thống tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp để tự động tải hóa đơn từ trang tra cứu của nhà cung cấp, từ đó tăng tốc độ tiếp nhận hóa đơn đầu vào, giảm thao tác thủ công và đảm bảo tính chính xác trong quá trình lưu trữ chứng từ.

Nội dung bài viết gồm:

• Các bước thiết lập kết nối phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào với hệ thống tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp.
• Lưu ý khi sử dụng để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ đầy đủ và đúng định dạng

Phạm vi áp dụng: Áp dụng kết nối lấy hóa đơn từ các nhà cung cấp:

• Nhà cung cấp hóa đơn điện tử: NCC hóa đơn MISA (MEINVOICE- phát hành hóa đơn)
• Nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ: Công ty trách nhiệm hữu hạn Grab (Grab), Công ty TNHH nước giải khát Coca-Cola Việt Nam, Công ty TNHH La Vie, Công ty cổ phần Giao thông số Việt Nam (Epass), Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tổng công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom), Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Công ty cổ phần cấp nước Nghệ An, Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam – Petrolimex, Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng, Ngân hàng Thương mại Cổ phần hàng hải Việt Nam (MBS), Công ty TNHH thu phí tự động VETC, Công ty TNHH Aeon Việt Nam, Công ty Cổ phần Cấp Thoát nước Phú Yên, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.

Bước 1: Lựa chọn Nhà cung cấp hóa đơn và bắt đầu thực hiện kết nối để tự động lấy về hóa đơn

• Vào mục Kết nối nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp cần kết nối, nhấn Kết nối.

Bước 2: Thiết lập kết nối

• Thực hiện đăng nhập để kết nối đến trực tiếp dữ liệu hóa đơn của Nhà cung cấp, với tài khoản (Tên đăng nhập và Mật khẩu) được Nhà cung cấp cung cấp.

Bước 3: Tự động tải về và kiểm tra

• Sau khi kết nối thành công hệ thống sẽ tự động lấy hóa đơn về danh sách hóa đơn định kì hàng ngày vào các khung giờ cố định mà MISA đáp ứng. Tuy nhiên, có thể Đồng bộ ngay hóa đơn để xử lý trong trường hợp gấp.

Ví dụ: Nhấn Đồng bộ ngay vào 7h sáng thì: Vào lúc 7h hệ thống sẽ lấy HĐ từ khung giờ lấy tự động gần nhất (5h59) đến 7h.

• Tích vào nhà cung cấp đã kết nối, chọn tap Đã kết nối và nhấn nút 3 chấm ⋯, chọn Đồng bộ ngay.

• • Chọn khoảng thời gian cần đồng bộ hóa đơn về, nhấn Đồng bộ.

• Mỗi ngày có thể thực hiện đồng bộ tối đa 20 lần, mỗi lần đồng bộ khoảng thời gian không quá 60 ngày.

• Link website tra cứu là link mặc định kết nối (không thay đổi được), mỗi nhà cung cấp chỉ có 1 link tra cứu để kết nối. Tuy nhiên, có một số nhà cung cấp có nhiều link tra cứu, phần mềm đã cập nhât các link đó vào nhà cung cấp tương ứng.(ví dụ: nhà cung cấp VNPT; EVN…)
• Trường hợp khi Anh/Chị kết nối nhà cung cấp, thấy tại Link website tra cứu có dấu mũi tên để sổ xuống, Anh/chị thực hiện chọn link website tra cứu (ví dụ: nhà cung cấp VNPT; EVN…),sau đó khai báo tài khoản đăng nhập do nhà cung cấp cấp như bình thường.

• Nếu khi kết nối nhà cung cấp bằng Link website tra cứu và tài khoản không được (báo lỗi), Anh/Chị liên hệ lại phía nhà cung cập để kiểm tra lại tại khoản kết nối.
• Có thể kết nối cùng lúc nhiều nhà cung cấp để lấy hóa đơn về.