Cách khai báo thông tin trên tờ khai đối với Hộ kinh doanh theo hướng dẫn của Cơ quan thuế

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích bài viết: Đáp ứng bổ sung hướng dẫn khai báo tên, địa chỉ người bán trên tờ khai đối với Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh theo công văn hướng dẫn Công văn 3858/CT-NVT của Cục Thuế, hỗ trợ khách hàng khai báo thông tin nhanh chóng và đúng quy định.

Xuất phát từ quy định tại công văn hướng dẫn của Cục Thuế về việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh: căn cứ các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP): Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở (các địa điểm kinh doanh không phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử). Trong đó, thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh xác định như sau:

- Mã số thuế của hộ kinh doanh: Là số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh.
- Tên, địa chỉ của hộ kinh doanh: Là thông tin tên, địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế rà soát cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 02 cấp.
- Cơ quan thuế quản lý: Là Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
- Chứng thư số sử dụng: Hộ kinh doanh được sử dụng các chứng thư số đã cấp cho hộ kinh doanh và địa điểm kinh doanh trước đây còn hiệu lực.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Khai báo tên hộ kinh doanh theo hướng dẫn của Cơ quan thuế

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Tên Hộ kinh doanh chính là tên pháp lý ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Người kê khai khai báo đúng tên pháp lý là : Hộ kinh doanh + [Tên riêng hoặc ngành nghề hoặc tên chủ hộ] như trên giấy đăng ký.
Lưu ý:
- Viết đúng theo tiếng Việt, có dấu và đúng chính tả; không viết tắt, không dùng biệt hiệu, thương hiệu hoặc tên giao dịch thay thế nếu không có trên giấy chứng nhận.
Ví dụ:
- “Hộ kinh doanh Tạp hóa Minh Anh”
- “Hộ kinh doanh đồ bơi Hoài Ngọc”

2.2. Khai báo địa chỉ Hộ kinh doanh theo hướng dẫn của Cơ quan thuế

Đối với Hộ kinh doanh, địa chỉ của Hộ kinh doanh là địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc địa chỉ đã được Cơ sở thuế rà soát, cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 02 cấp. Khi khai báo, ghi đúng theo giấy đăng ký hộ kinh doanh/điều chỉnh gần nhất có đủ cấp hành chính, theo thứ tự chuẩn: Số nhà, đường/ngõ/thôn; Phường/Xã; Tỉnh/Thành phố.
Cách khai địa chỉ chi tiết:
- Số nhà, lô/kios/quầy, tầng: ghi rõ ràng, có dấu gạch nếu trên giấy phép có.
- Đường/ngõ/thôn: ghi đầy đủ tên đường; nếu ở thôn/xóm, nêu rõ thôn, xóm, đội.
- Phường/Xã: chọn đúng tên hành chính hiện hành.
- Tỉnh/Thành phố: ghi đầy đủ tên tỉnh hoặc “Thành phố Hồ Chí Minh”, “Thành phố Hà Nội”.
- Trong tòa nhà/khu đô thị: ghi Tầng, Tòa, Khu, rồi đến Phường/Tỉnh.
- Ở chợ/khu thương mại: ghi Số quầy/kios + Tên chợ, rồi cấp hành chính.
- Vùng nông thôn: có thể không có tên đường; thay bằng Thôn/Xóm/Đội.
Ví dụ:
- Quầy B-07, Tầng 1, Chợ Hòa Bình, Phường 5, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Số 25 Ngõ 18 Phố Trung Kính, Phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.
Các trường hợp dễ nhầm lẫn khi khai báo:

- Khai báo thiếu cấp hành chính (bỏ Phường/Xã hoặc Tỉnh/Thành phố), hoặc viết tắt tùy ý: “P., X.,T., TP” khi biểu mẫu yêu cầu chọn danh mục. → Sai quy định cần khai báo đầy đủ, chính xác.
- Khai địa chỉ cư trú thay cho địa chỉ kinh doanh trên giấy đăng ký hoặc dùng địa chỉ cũ sau khi đã thay đổi mà chưa cập nhật hồ sơ. Thực hiện khai báo theo giấy phép đăng ký hộ kinh doanh và cập nhật thông tin mới nhất thường xuyên.

2.3. Khai báo Cơ quan thuế quản lý Hộ kinh doanh theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh, cơ quan thuế quản lý chính là Cơ sở quản lý Thuế tại địa bàn nơi đặt trụ sở đăng ký kinh doanh của hộ. Khi đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ phải xác định địa chỉ trụ sở chính – ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Địa chỉ này chính là địa chỉ cần khai báo cơ quan thuế quản lý.
Trụ sở của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh và là địa chỉ liên lạc do hộ kinh doanh đăng ký để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính trên lãnh thổ Việt Nam. Hộ kinh doanh có thể hoạt động kinh doanh ngoài trụ sở.
Ví dụ: Hộ kinh doanh đặt trụ sở kinh doanh tại đường Nguyễn Du, Phường Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội → cơ quan thuế quản lý là Thuế cơ sở 3 thành phố Hà Nội. (Do Thuế cơ sở 3 thành phố Hà Nội quản lý địa bàn Phường‍‍‍‍ Hai‍‍‍‍ Bà‍‍‍‍ Trưng,‍‍‍‍ Phường‍‍‍‍ Bạch‍‍‍‍ Mai,‍‍‍‍ Phường‍‍‍‍ Vĩnh‍‍‍‍ Tuy theo quyết định 1378/QĐ-CT/2025).

Các trường hợp dễ nhầm lẫn khi khai báo:

- Khai báo nhầm nơi đăng ký kinh doanh với nơi thực tế hoạt động: Hộ kinh doanh đặt trụ sở đăng ký tại Phường A (ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh), nhưng hoạt động kinh doanh thực tế chủ yếu ở kho địa chỉ tại Phường B. Khi khai báo cơ quan thuế quản lý hộ kinh doanh, hộ khai là Cơ quan quản lý thuế tại địa bàn phường B nơi kinh doanh thực tế → Sai quy định. Cần khai báo đúng theo địa chỉ trụ sở trên đăng ký hộ kinh doanh.
- Lựa chọn nhầm Cơ sở thuế khu vực khi địa bàn đã sáp nhập, đổi tên: Hộ kinh doanh nên kiểm tra danh mục mới nhất, có thể ưu tiên chọn từ danh mục hệ thống thay vì gõ tay. Doanh nghiệp đóng trụ sở tại tỉnh Bắc Giang (cũ), có hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh Bắc Ninh (cũ). Theo danh mục địa bàn hành chính mới (34 tỉnh/thành phố) thì địa chỉ trụ sở mới của doanh nghiệp vẫn thuộc địa bàn tỉnh Bắc Ninh (mới).

3. Lưu ý

Khi khai báo thông tin hộ kinh doanh có nhiều địa điểm, phải kiểm tra và cập nhật chính xác Hồ sơ HĐĐT trên phần mềm theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Cập nhật 18/11/2025