Khi công ty thay đổi thông tin Tên/Địa chỉ/Thông tin liên hệ thì cần làm gì trên MISA meInvoice?

Theo quy định tại khoản 4, điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP “4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Như vậy, doanh nghiệp chỉ gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế 1 lần duy nhất, khi phát sinh các tình huống dẫn đến thay đổi bất cứ thông tin nào đã có trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT đã nộp cơ quan thuế trước đó, doanh nghiệp đều cần phải thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế với lựa chọn là Thay đổi. Bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người nộp thuế
  • Tên người nộp thuế
  • Mã số thuế
  • Người liên hệ
  • Điện thoại liên hệ
  • Địa chỉ liên hệ
  • Thư điện tử
• Chứng thư số sử dụng để ký tờ khai, hóa đơn
• Cơ quan thuế quản lý
• Hình thức hóa đơn
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
• Loại hóa đơn

Lưu ý: Trước khi thực hiện cần xuất hết hóa đơn đã lập theo tên/địa chỉ/thông tin liên hệ cũ vì sau khi sửa thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ lấy theo thông tin tên/địa chỉ/thông tin liên hệ mới.

Bước 1: Sửa thông tin hiển thị trong Hồ sơ hóa đơn điện tử

(Trường hợp không thay đổi các thông tin hiển thị trong Hồ sơ hóa đơn điện tử thì không thực hiện bước này)

1. Vào mục Hệ thống/Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị thì bạn nhấn vào cây bút để sửa.

2. Khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu.

Lưu ý: Trường hợp thay đổi địa chỉ đơn vị dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý, đơn vị cần chọn lại Cơ quan thuế quản lý mới.

3. Chương trình hiển thị thông báo như sau, nhấn Lưu/Lưu và Lập tờ khai để lập tờ khai thay đổi thông tin.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, đồng thời cũng là địa chỉ liên hệ (địa chỉ nhận các thông báo bản cứng của cơ quan thuế) cần thực hiện cập nhật Địa chỉ mới vào đồng thời 2 mục: Thông tin đơn vị, Thông tin liên hệ.

Bước 2: Lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý: Nếu đơn vị thay đổi địa chỉ, thay đổi Cơ quan thuế quản lý trực tiếp do thay đổi địa giới hành chính theo quy định của Nhà nước, đơn vị cần liên hệ Cơ quan thuế quản lý trực tiếp để kiểm tra có cần lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn theo địa chỉ mới hay không.

1. Nhấn Lưu và Lập tờ khai trên cảnh báo.

• Hoặc vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

2. Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế.

3. Trường hợp thay đổi danh sách chứng thư số sử dụng như thêm chứng thư số mới/gia hạn chứng thư số hoặc ngừng sử dụng chứng thư số thì khai báo chi tiết tại mục Danh sách chứng thư số.

Lưu ý: Trường hợp ký điện tử vào tờ khai báo lỗi “Ký điện tử không thành công” xem cách xử lý Tại đây

Bước 3: Theo dõi kết quả nộp tờ khai

Theo dõi kết quả gửi tờ khai tại mục Trạng Thái trên danh sách tờ khai.

Trạng thái cuối cùng của tờ khai được CQT chấp nhận là trạng thái CQT Chấp nhận. Xem chi tiết quy trình thực hiện và trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đến CQT. Xem chi tiết tại đây.