1. Tổng quan
Mục đích: Bài viết này giúp Anh/Chị hiểu tổng quan về quy trình kiểm tra và thực hiện thao tác chấp nhận hóa đơn hợp lệ trên phần mềm xử lý hóa đơn. Tính năng này hỗ trợ xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đảm bảo đủ điều kiện hạch toán, kê khai và lưu trữ.
Phạm vi áp dụng: Đối với những hóa đơn chỉ sai các nội dung có thể điều chỉnh như: Tên, địa chỉ của người mua, người bán hoặc thiếu các thông tin được cho phép theo quy định theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, quyết định 1510/QĐ-TCT thì có thể chấp nhận các thông tin này, hóa đơn sau đó sẽ được cập nhật thành hóa đơn hợp lệ.
2. Các bước thực hiện
Cách 1: Chấp nhận từng tiêu chí
Chương trình cho phép chấp nhận hợp lệ đối với một số tiêu chí:
- Tên, địa chỉ của người mua, người bán.
- Đối với thông tin người mua: Phần mềm kiểm tra theo thông tin trên hóa đơn và thông tin người mua kế toán khai báo trên phần mềm, nếu thông tin không khớp nhau, chương trình sẽ báo sai nên trường hợp khai báo sai trên phần mềm thì có thể chấp nhận tên/chỉ trên hóa đơn.
- Đối với thông tin người bán: Phần mềm kiểm tra theo thông tin trên hóa đơn với thông tin trên trang của TCT. Nếu chỉ khác 1 ký tự đặc biệt, cũng dẫn đến phần mềm báo sai nên có thể chấp nhận tên/địa chỉ trên hóa đơn.
- Trường hợp hóa đơn thiếu các thông tin: Đơn vị, số lượng, đơn giá, chữ ký điện tử theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, quyết định 1510/QĐ-TCT thì có thể chấp nhận hóa đơn thiếu các thông tin này.
- Kết quả kiểm tra với hệ thống CQT: Đơn vị bán hàng áp dụng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn (chuyển theo tháng hoặc quý) vì vậy hóa đơn đã phát hành và gửi cho khách hàng nhưng chưa tồn tại trên trang của TCT vì đơn vị bán hàng chưa chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT thì vẫn có thể chấp nhận hóa đơn hợp lệ.
- Một số tiêu chí kiểm tra nâng cao: Tỷ giá, Tổng hợp theo mức thuế suất.
Thao tác trên phần mềm:
- Tại danh sách hóa đơn đầu vào \ Nhấn vào số hóa đơn cần xem chi tiết \ Tại trường thông tin hiển thị cảnh báo đỏ cần xem chi tiết \ chọn Chấp nhận…này
Xem thêm:
Cách 2: Chấp nhận từng hóa đơn hợp lệ
Chấp nhận từng hóa đơn hợp lệ tại danh sách hóa đơn.
Bước 1: Tại hóa đơn cần chấp nhận hợp lệ trên danh sách hóa đơn đầu vào, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Chấp nhận hợp lệ.
Bước 2: Chương trình hiển thị các tiêu chí chưa hợp lệ (có thể chấp nhận) trên hóa đơn, tích chọn các tiêu chí muốn chấp nhận hợp lệ, nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Chương trình lấy lên những tiêu chí sai có thể chấp nhận bao gồm: Tên/địa chỉ người mua/người bán, Tỷ giá, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thông tin tổng hợp theo mức thuế suất, Chữ ký điện tử, Kiểm tra với hệ thống Tổng cục Thuế.
Cách 3: Chấp nhận hàng loạt hóa đơn hợp lệ
Bước 1: Đăng nhập vào Meinvoice Xử lý hóa đơn theo hướng dẫn tại đây
Bước 2: Tại phân hệ Hóa đơn đầu vào\ trên danh sách hóa đơn đầu vào, tích chọn hàng loạt hóa đơn cần chấp nhận hợp lệ \ Chọn dấu ba chấm dọc , chấp nhận hợp lệ
Bước 3: Chương trình hiển thị các tiêu chí chưa hợp lệ (có thể chấp nhận) trên các hóa đơn đã tích chọn, tích chọn các tiêu chí muốn chấp nhận hợp lệ, nhấn Đồng ý.
