1. Tổng quan:
Mục đích: Cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình xử lý, cập nhật thông tin hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp chuyển đổi tên địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính (đổi tên đường, phường, quận, thành phố…). Giúp Anh/Chị đảm bảo dữ liệu hóa đơn hợp lệ, phục vụ kê khai thuế và hoạt động kinh doanh liên tục.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Cách xử lý hóa đơn điện tử phát hành trước và sau thời điểm thay đổi địa giới hành chính.
2. Các bước thực hiện
Trường hợp 1: Đối với địa chỉ đơn vị mua hàng
Nội dung 1: Thao tác thay đổi trên phần mềm
Địa chỉ đơn vị thay đổi do thay đổi địa giới hành chính cấp Tỉnh, cấp Xã theo quy định của Nhà nước, đơn vị cần thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra lại địa chỉ của đơn vị mình tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 2: Thông báo cho người bán về địa chỉ mới của đơn vị mình để người bán xuất hóa đơn theo địa chỉ mới.
Bước 3: Cập nhật lại thông tin địa chỉ đơn vị trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn để khi kiểm tra hóa đơn, chương trình kiểm tra theo địa chỉ mới nhất như sau:
- Vào mục Cơ cấu tổ chức, tại công ty/chi nhánh thay đổi địa chỉ, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Chỉnh sửa.
- Tích chọn Chấp nhận nhiều tên, địa chỉ đơn vị hợp lệ.
- Tại tab Lịch sử thay đổi GPKD, nhấn Thêm dòng, khai báo:
- Ngày kết thúc sửa dụng địa chỉ cũ (trước ngày thay đổi địa chỉ đơn vị theo quy định về thay đổi địa giới hành chính 01 ngày)
- Địa chỉ mới của đơn vị.
- Ngày bắt đầu là ngày thay đổi địa chỉ đơn vị theo quy định về thay đổi địa giới hành chính.
- Nhấn Lưu.
Nội dung 2: Một số tình huống thường gặp và cách xử lý
Tình huống 1: Đơn vị đã cập nhật địa chỉ mới của đơn vị trên Cơ cấu tổ chức nhưng quên chưa thông báo cho bên bán dẫn đến bên bán vẫn xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
=> Với tình huống này, đơn vị cần liên hệ với người bán để bên bán để bên bán xử lý hóa đơn sai sót địa chỉ người mua.
Tình huống 2: Đơn vị đã thông báo cho bên bán địa chỉ mới, bên bán đã xuất hóa đơn theo địa chỉ mới nhưng đơn vị quên chưa cập nhật địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
=> Với tình huống này, đơn vị cần cập nhật lại địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức (như trên) sau đó, nhấn Kiểm tra lại hóa đơn.
- Kiểm tra lại từng hóa đơn.
- Kiểm tra lại hàng loạt hóa đơn.
Trường hợp 2: Đối với địa chỉ đơn vị bán hàng
Nội dung 1: Cách thực hiện kiểm tra
Đơn vị mua hàng khi nhận hóa đơn từ bên bán cần kiểm tra lại địa chỉ người bán trên hóa đơn đã chính xác hay chưa bằng cách:
Bước 1: Xem các quy định về thay đổi địa giới hành chính.
Bước 2: Kiểm tra lại địa chỉ của người bán tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 3: Đồng thời xác nhận lại với người bán địa chỉ trên hóa đơn đã là địa chỉ được cập nhật mới nhất hay chưa.
Nội dung 2: Một số tình huống thường gặp và cách xử lý
Tình huống 1: Địa chỉ người bán trên hóa đơn sai (là địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính) nhưng chương trình báo đúng địa chỉ người bán do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán, vẫn kiểm tra theo địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính.
=> Với tình huống này đơn vị cần liên hệ với bên bán để xử lý hóa đơn sai sót.
Tình huống 2: Địa chỉ người bán trên hóa đơn đúng nhưng chương trình báo sai do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán.
=> Với tình huống này, đơn vị tự chấp nhận địa chỉ người bán trên hóa đơn là địa chỉ đúng.
- Nhấn chọn Chấp nhận địa chỉ này.
- Chương trình hiển thị thông báo sau, nhấn Có.
- Khai báo Ngày bắt đầu là ngày bên bán thay đổi địa chỉ theo quy định về thay đổi địa giới hành chính.
- Nhấn Lưu.
- Sau khi chấp nhận địa chỉ người bán trên hóa đơn là địa chỉ đúng, phần mềm chỉ cập nhật trạng thái đúng với những hóa đơn từ thời điểm đó.
- Đơn vị cần Kiểm tra lại với những hóa đơn trước khi chấp nhận để cập nhật kết quả kiểm tra mới nhất tương tự đơn vị mua hàng.
