Xử lý hóa đơn KHÔNG MÃ – Đã gửi hóa đơn đến CQT qua Bảng tổng hợp – Chưa gửi người mua – Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác – Không sai: số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết này giúp anh/chị nắm được quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử không mã, đã gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế qua bảng tổng hợp, chưa gửi cho người mua nhưng sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác – Không sai: số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Sau khi đọc, Anh/Chị sẽ biết cách xử lý phù hợp trong từng trường hợp còn hạn hoặc đã hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu.
Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn Xử lý hóa đơn không mã – đã gửi hóa đơn đến CQT qua BTH – chưa gửi người mua – sai tên, địa chỉ người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2. Quy định

Trường hợp phát hiện hóa đơn đã chuyển dữ liệu đến CQT qua bảng tổng hợp sai sót (sai tên, địa chỉ người mua, không sai các thông tin khác), đã gửi người mua, kế toán thực hiện như sau:

Trường hợp CHƯA hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu

- Gửi hóa đơn lập sai đến người mua.
- Gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
- Lập và gửi bảng tổng hợp của kỳ chứa hóa đơn lập sai để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Thông báo và ghi rõ nội dung sai sót tại cột Ghi chú.

Trường hợp ĐÃ hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu

- Gửi hóa đơn lập sai đến người mua.
- Gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
- Lập bảng tổng bổ sung, hợp sửa đổi gửi CQT để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Thông báo và ghi rõ nội dung sai sót tại cột Ghi chú.

Lưu ý:

Không cần lập lại hóa đơn.
Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.

3. Các bước thực hiện

Trường hợp 1: CHƯA hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu.

Bước 1: Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua

Vào mục Hóa đơn
Chọn hóa đơn cần gửi cho KH \ chọn dấu ba chấm ngang Gửi hóa đơn cho KH
Nhập thông tin Tên người nhận, Email, sau đó nhấn Gửi

Bước 2: Gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

Tại mục hóa đơn/ chọn Hóa đơn
Trên giao diện danh sách hóa đơn , chọn dòng hóa đơn lập sai , nhấn Gửi thông báo giải trình cho KH

Khai báo thông tin gửi thông báo giải trình cho khách hàng

- Khai báo lý do sai sót.
- Khai báo thông tin khách hàng.

Nhấn Gửi để gửi thông báo cho khách hàng.

Bước 3: Lập và gửi bảng tổng hợp của kỳ chứa hóa đơn lập sai để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Thông báo.

Thiết lập kỳ báo cáo cần điều chỉnh thông tin với nội dung Lần đầu.

Nhấn Chọn hóa đơn.

Chọn hóa đơn lên bảng tổng hợp dữ liệu:

- Chọn Gửi sửa đổi trong trường hợp kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn.

Chương trình lấy lên thông tin hóa đơn sai sót, khai báo các thông tin trên bảng tổng hợp như sau:

- Tại cột Trạng thái: chọn nội dung Thông báo
- Tại cột Ghi chú: ghi rõ nội dung sai sót.

Ký điện tử lên bảng tổng hợp.
Nhấn Lưu và gửi chương trình đồng thời ký điện tử lên bảng tổng hợp và gửi cơ quan thuế.
Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.

Trường hợp 2: ĐÃ hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu.

Bước 1. Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua

Vào mục Hóa đơn/ Hóa đơn
Chọn hóa đơn cần gửi hóa đơn cho KH
Nhập thông tin Tên người nhận, Email, sau đó nhấn Gửi

Bước 2. Gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

Tại mục hóa đơn/ chọn Hóa đơn
Trên giao diện danh sách hóa đơn , chọn dòng hóa đơn lập sai , nhấn Gửi thông báo giải trình cho KH

Khai báo thông tin gửi thông báo giải trình cho khách hàng

- Khai báo lý do sai sót.
- Khai báo thông tin khách hàng.

Nhấn Gửi để gửi thông báo cho khách hàng.

Bước 3: Lập bảng tổng hợp bổ sung, sửa đổi gửi CQT để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Thông báo.

Thiết lập kỳ báo cáo cần điều chỉnh thông tin với nội dung Sửa đổi, bổ sung.

Nhấn Chọn hóa đơn.

Chọn hóa đơn lên bảng tổng hợp dữ liệu:

- Chọn Gửi sửa đổi trong trường hợp kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn.

Chương trình lấy lên thông tin hóa đơn sai sót, khai báo các thông tin trên bảng tổng hợp như sau:

- Tại cột Trạng thái: chọn nội dung Thông báo.

Lưu ý: Có thể khai báo nhiều hóa đơn sai sót trên bảng tổng hợp sửa đổi.

Ký điện tử lên bảng tổng hợp.
Nhấn Lưu và gửi chương trình đồng thời ký điện tử lên bảng tổng hợp và gửi cơ quan thuế.
Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.