Chuyển dữ liệu hóa đơn/vé khởi tạo từ Máy tính tiền đến Cơ quan Thuế

Mục đích: Bài viết này giúp Anh/ Chị hiểu rõ cách chuyển dữ liệu hóa đơn hoặc vé điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan thuế (CQT).

Quy định tham chiếu:

• Theo Điều 15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế.
• Theo quy định tại Điều 30, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, mức phạt vi phạm về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

• • Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
  • Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

b) Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

• •  Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

b) Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

• •  Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều này.

Nội dung tổng quan gồm: Để tránh rủi ro vi phạm quy định về Thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan thuế, Anh Chị nên thiết lập theo các cách như sau:

• Cách gửi tự động Hóa đơn máy tính tiền hoặc Vé máy tính tiền đến Cơ quan thuế.
• Cách gửi thủ công Hóa đơn máy tính tiền hoặc Vé máy tính tiền đến Cơ quan thuế.

Cách 1: Thiết lập để chương trình tự động gửi dữ liệu hóa đơn/ vé máy tính tiền đến CQT ngay sau khi phát hành hoặc tự động gửi theo các khung giờ cố định.

• Đối với loại Chữ ký số USB Token: xem chi tiết tại đây
• Đối với loại Chữ ký số từ xa MISA eSign hoặc chữ ký số HSM: xem chi tiết tại đây

Cách 2: Người dùng tự nhấn Gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT.

Trường hợp 1: Nếu chỉ làm việc với Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

• Vào mục Hóa đơn\HĐ từ máy tính tiền, nhấn Gửi dữ liệu MTT đến CQT.

• Chương trình hiển thị tổng số lượng hóa đơn gửi cơ quan thuế bao gồm hóa đơn phát hành từ meInvoice và tất cả các phần mềm tích hợp meInvoice.
• Có thể xem trước danh sách hóa đơn trước khi gửi dữ liệu đến CQT bằng cách nhấn Chi tiết.
• Nhấn Gửi. Chương trình chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT.

Trường hợp 2: Nếu chỉ làm việc với Vé khởi tạo từ máy tính tiền

• Vào mục Vé từ máy tính tiền\Vé đã xuất, nhấn Gửi dữ liệu MTT đến CQT.

• Chương trình hiển thị tổng số lượng vé đã xuất trên meInvoice.
• Có thể xem trước danh sách vé trước khi gửi dữ liệu đến CQT bằng cách nhấn Chi tiết.
• Nhấn Gửi. Chương trình chuyển dữ liệu vé đến CQT.

Trường hợp 3: Nếu làm việc với cả Hóa đơn và Vé khởi tạo từ máy tính tiền

• Vào mục Hóa đơn\Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc vào mục Vé từ máy tính tiền\Vé đã xuất nhấn Gửi dữ liệu MTT đến CQT. Khi chuyển dữ liệu hóa đơn/vé đến CQT, chương trình sẽ đồng thời chuyển cả dữ liệu hóa đơn và vé.

3.1. Kiểm tra tại danh sách hóa đơn máy tính tiền, danh sách báo cáo

Bước 1: Truy cập vào danh sách hóa đơn máy tính tiền, nhấn chọn Gửi dữ liệu MTT đến CQT để kiểm tra trạng thái hóa đơn đã gửi hay chưa.

Bước 2: Kiểm tra số lượng hóa đơn chưa gửi Cơ quan thuế nhấn xem Chi tiết.

Bước 3: Phần mềm hiển thị danh sách hóa đơn chưa gửi Cơ quan thuế, nhấn Gửi để gửi ngay hóa đơn.

Bước 4: Sau khi hoàn tất gửi, kiểm tra lại trạng thái tại cột gửi CQT để kiểm tra chính xác trạng thái đã gửi hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan Thuế.

Bước 5: Người dùng cũng có thể kiểm tra lại tình trạng gửi hóa đơn đến CQT tại cột Trạng thái gửi Cơ quan thuế trên báo cáo chi tiết hóa đơn.

3.2. Kiểm tra tại lịch sử truyền nhận hóa đơn máy tính tiền

Bước 1: Truy cập vào phân hệ Lịch sử truyền nhận, chọn Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, kiểm tra tình trạng gửi tại cột Trạng thái.

Bước 2: Các trường hợp lỗi, không hợp lệ, người dùng nhấn chọn xem chi tiết và thực hiện gửi lại.

• Trường hợp đã gửi hóa đơn máy tính tiền đến Cơ quan thuế nhưng phần mềm vẫn chưa cập nhật chính thức trạng thái, xem thêm cách cập nhật trạng thái gửi CQT.

• Nên chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT nhiều lần trong ngày để tránh trường hợp số lượng hóa đơn lớn, không gửi kịp trong ngày.
• Xem thêm hướng dẫn gửi dữ liệu hóa đơn MTT đến CQT trên Mobile tại đây.
• Có thể thiết lập để chương trình nhắc nhở gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan thuế.
• Thiết lập xác nhận cho phép tự động gửi dữ liệu máy tính tiền đến CQT theo khung giờ
• Thiết lập gửi dữ liệu hóa đơn/vé khởi tạo từ Máy tính tiền đến CQT ngay sau khi phát hành khi ký số với USB Token