Xử lý hóa đơn KHÔNG MÃ – Chưa gửi hóa đơn đến CQT qua Bảng tổng hợp – Chưa gửi người mua – Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác – Không sai: số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Mục đích: Bài viết giúp anh/chị hiểu tổng thể quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử không có mã, chưa gửi đến Cơ quan Thuế, chưa gửi cho người mua nhưng bị sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác – Không sai: số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nội dung bài viết gồm:

• Điều kiện áp dụng xử lý hóa đơn chưa gửi CQT, sai tên, địa chỉ người mua
• Các bước xử lý hóa đơn không mã sai tên, địa chỉ người mua

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, Trường hợp phát hiện hóa đơn chưa chuyển dữ liệu đến CQT qua bảng tổng hợp sai sót (sai tên, địa chỉ người mua, không sai các thông tin khác), chưa gửi người mua, kế toán thực hiện như sau:

• Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua
• Gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
• Lập và gửi bảng tổng hợp để gửi hóa đơn đã lập sai đến CQT với trạng thái “Mới“
• Lập bảng tổng hợp gửi CQT để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Giải trình/Thông báo và ghi rõ nội dung sai sót tại cột Ghi chú.

Lưu ý:

• • Không cần lập lại hóa đơn.
  • Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp CHƯA hết hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử lần đầu

3.1. Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua

Bước 1. Vào mục Hóa đơn

Bước 2. Chọn hóa đơn cần gửi cho KH \ Chọn biểu tượng dấu ba chấm … \ Gửi hóa đơn cho KH

Bước 3. Nhập thông tin Tên người nhận, Email, sau đó nhấn Gửi

3.2. Gửi thông báo cho người mua về hóa đơn sai sót

Cách 1. Gửi thông báo cho người mua tại danh sách hóa đơn.

Bước 1. Tại mục hóa đơn/ chọn Hóa đơn

Bước 2. Trên giao diện danh sách hóa đơn , chọn dòng hóa đơn lập sai , nhấn Gửi thông báo giải trình cho KH

Bước 3. Khai báo thông tin gửi thông báo giải trình cho khách hàng

• Khai báo lý do sai sót.
• Khai báo thông tin khách hàng.

Bước 4. Nhấn Gửi để gửi thông báo cho khách hàng.

Cách 2. Gửi tại mục Xử lý hóa đơn

Bước 1. Tại mục Xử lý hóa đơn / chọn Thông báo HĐ lập sai, nhấn Gửi thông báo giải trình cho KH.

Bước 2. Khai báo thông tin gửi thông báo giải trình cho khách hàng

• Khai báo lý do sai sót.
• Khai báo thông tin khách hàng.

Bước 3. Nhấn Gửi để gửi thông báo cho khách hàng.

3.3. Lập bảng tổng hợp để gửi hóa đơn đã lập sai đến CQT với trạng thái Mới

Lưu ý:

• Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn sai sót với nội dung Mới trên bảng tổng hợp.
• Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn sai sót) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn sai sót với nội dung Mới trên bảng tổng hợp.

Bước 1. Vào mục Báo cáo/ Bảng tổng hợp dữ liệu HDĐT gửi cơ quan thuế

Bước 2. Nhấn Thêm mới , Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

Bước 3. Chương trình lấy lên danh sách hóa đơn thuộc kỳ báo cáo, hóa đơn sai sót trên bảng tổng có trạng thái Mới.

Bước 4. Ký điện tử, Nhấn Lưu và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

3.4. Lập bảng tổng hợp để thông báo về việc hóa đơn đã lập sai với trạng thái Thông báo

Bước 1. Vào mục Báo cáo/ Bảng tổng hợp dữ liệu HDĐT gửi cơ quan thuế

Bước 2. Thiết lập kỳ báo cáo cần điều chỉnh thông tin với nội dung Lần đầu.

Bước 3. Nhấn Chọn hóa đơn.

Bước 4. Chọn hóa đơn lên bảng tổng hợp dữ liệu:

• Chọn Gửi sửa đổi trong trường hợp kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn.

Bước 5. Chương trình lấy lên thông tin hóa đơn sai sót, khai báo các thông tin trên bảng tổng hợp như sau:

• Tại cột Trạng thái: chọn nội dung Thông báo
• Tại cột Ghi chú: ghi rõ nội dung sai sót.

Bước 6. Ký điện tử lên bảng tổng hợp.

Bước 7. Nhấn Lưu và gửi chương trình đồng thời ký điện tử lên bảng tổng hợp và gửi cơ quan thuế.

Bước 8. Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.

• Trường hợp phát hiện kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT -> lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung.