Xác thực thông tin Người đại diện pháp luật sau khi gửi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin HĐĐT

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích bài viết: Bài viết hướng dẫn luồng nghiệp vụ khi người dùng thực hiện gửi Tờ khai hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice đến Cơ quan thuế. Người nộp thuế cần thực hiện xác thực thông tin sau khi gửi Tờ khai trên phần mềm meInvoice theo quy định, nhằm đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng hạn.

Bối cảnh nghiệp vụ:

Theo thông báo từ CQT, từ ngày 15/05/2026 Cơ quan thuế triển khai xác thực thông tin trong quy trình đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT. Sau khi người nộp thuế gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin đến Cơ quan thuế, cần thực hiện tiếp bước xác thực thông tin.
Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được thông báo của Cơ quan thuế mà không thực hiện xác thực thì Tờ khai đăng ký/thay đổi sẽ bị Cơ quan thuế không chấp nhận.

Đối tượng bắt buộc xác thực:

Chủ doanh nghiệp hoặc Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Chủ hộ kinh doanh.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

Luồng quy trình nghiệp vụ thực hiện trên phần mềm MISA meInvocie
Các bước thực hiện xác thực thông tin
Các lưu ý liên quan.

2. Quy trình

Quy trình thực hiện và trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (mẫu 01/ĐKTD-HĐĐT) theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP đến Cơ quan thuế:

Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (mẫu 01/ĐKTD-HĐĐT)

Bước 2: Sau khi lập tờ khai, nhấn gửi Tờ khai đến Cơ quan thuế, Cơ quan thuế sẽ thực hiện xác thực thông tin Anh chị khai báo với thông tin trên eTax mobile và cập nhật thông tin trên phần mềm:

Trường hợp thông tin không trùng khớp → Tờ khai không được tiếp nhận.
Trường hợp thông tin trùng khớp
- Người nộp thuế nhận yêu cầu xác nhận trực tiếp tại CQT
- hoặc Người nộp thuế nhận yêu cầu xác nhận sinh trắc học/OTP.

Bước 3: Anh chị sẽ nhận được các thông báo xác thực như sau:

Thông báo xác thực trực tiếp tại Cơ quan thuế: đối với đối tượng người đại diện pháp luật doanh nghiệp là người nước ngoài.
Thông báo yêu cầu xác thực sinh trắc học trên Email: đối với đối tượng Chủ doanh nghiệp hoặc Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, Chủ hộ kinh doanh khi đăng ký mới tờ khai hoặc thay đổi thông tin tờ khai mà thay đổi cả thông tin người đại diện pháp luật như: Họ và tên, CCCD, Ngày sinh.
Thông báo thực hiện xác thực OTP trên eTax Mobile: đối với đối tượng Chủ doanh nghiệp hoặc Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, Chủ hộ kinh doanh khi đăng ký thay đổi thông tin tờ khai.

Bước 4: Sau khi hoàn tất xác thực đúng thời hạn, hệ thống Cơ quan thuế sẽ tiếp tục xử lý hồ sơ theo quy định. Thời gian Cơ quan thuế xử lý trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra Người nộp thuế và Người đại diện theo pháp luật có thuộc trường hợp vi phạm quy định hoặc có rủi ro về thuế, hóa đơn, chứng từ hay không.
Nếu phát sinh vi phạm hoặc thuộc diện rủi ro, Cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu giải trình để người nộp thuế thực hiện bổ sung, giải trình theo yêu cầu.
Sau khi tiếp nhận nội dung giải trình, Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ. Nếu nội dung giải trình hợp lệ, tờ khai sẽ được chấp nhận.

Xem chi tiết quy định về thời hạn xác thực tại đây.

3. Hướng dẫn chi tiết

3.1. Thông báo cần xác thực trên phần mềm

Sau khi gửi Tờ khai, tại mục Đăng ký phát hành/mục Lập tờ khai trên Meincoice, kiểm tra tại cột Trạng thái nếu hiển thị “Cần xác nhận thông tin…” => thì nhấn vào nội dung “Cần nhận thông tin…” tại cột Hướng dẫn bước tiếp theo để thực hiện theo hướng dẫn và hoàn tất xác thực với Cơ quan thuế.

Tùy thuộc vào từng đối tượng và trường hợp cụ thể, Cơ quan Thuế sẽ có phản hồi tương ứng và phần mềm sẽ cập nhật và hiển thị trạng thái cần xử lý theo kết quả nhận được:

Cần xác nhận thông tin trực tiếp tại Cơ quan thuế:

Cần xác nhận thông tin qua eTax Mobile (trường hợp này bao gồm: Xác thực OTP tờ khai trên eTax Mobile hoặc Xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile)

Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế đã gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận thông tin đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT qua địa chỉ Email (thư điện tử), số điện thoại của doanh nghiệp/hộ kinh doanh như quy định pháp luật.
Người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên Tờ khai sau khi Tờ khai có trạng thái “CQT chấp nhận”.

3.2. Xác thực thông tin trực tiếp tại Cơ quan thuế

Thông báo trên phần mềm: Cần xác nhận thông tin trực tiếp tại Cơ quan thuế

Đối tượng thực hiện: Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài không đủ điều kiện thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile (chưa đáp ứng quy định về định danh điện tử mức độ 02 của hệ thống định danh và xác thực điện tử theo lộ trình thực hiện của cơ quan chức năng)
Thời gian thực hiện: Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
Cách thực hiện: Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài không đủ điều kiện thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile (chưa đáp ứng quy định về định danh điện tử mức độ 02 của hệ thống định danh và xác thực điện tử theo lộ trình thực hiện của cơ quan chức năng) trực tiếp đến CQT quản lý, xuất trình hộ chiếu/CCCD, ảnh chân dung và thực hiện sinh trắc học theo hướng dẫn của CQT, như sau:
- Quy trình: Công chức thuế sẽ lập biên bản xác thực sinh trắc học (theo mẫu tại Phụ lục II).
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Bản photo ảnh chân dung, Căn cước công dân và Hộ chiếu.
- Nhiệm vụ của công chức: Cập nhật trạng thái xác thực (Thành công / Không thành công / Quá hạn) lên hệ thống.
Sau khi xác nhận, cơ quan thuế sẽ tiếp tục kiểm tra thông tin người nộp thuế và phản hồi nếu cần bổ sung

Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái “CQT chấp nhận”

3.3. Xác thực sinh trắc học trên eTax mobile

Thông báo hướng dẫn Cần xác nhận thông tin trên phần mềm:

Các trường hợp thực hiện:
- Trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu,
- Các lần thay đổi thông tin nếu có thay đổi thông tin Người đại diện pháp luật.

Thời gian thực hiện: Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
Cách thực hiện: Mở ứng dụng eTax Mobile và thực hiện xác nhận theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi xác nhận, cơ quan thuế sẽ tiếp tục kiểm tra thông tin người nộp thuế và phản hồi nếu cần bổ sung

Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái “CQT chấp nhận”

3.4. Xác thực OTP tờ khai trên eTax mobile

Thông báo hướng dẫn Cần xác nhận thông tin trên phần mềm:

Các trường hợp thực hiện: Trường hợp đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HDĐT như thông tin người nộp thuế, chứng thư số ký tờ khai/hóa đơn, cơ quan thuế quản lý, hình thức hóa đơn, hình thức/phương thức gửi dữ liệu HĐĐT, loại hóa đơn,…nhưng không thay đổi thông tin người đại diện pháp luật.
Thời gian thực hiện: Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
Cách thực hiện: Mở ứng dụng eTax Mobile và thực hiện xác nhận theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi xác nhận, cơ quan thuế sẽ tiếp tục kiểm tra thông tin người nộp thuế và phản hồi nếu cần bổ sung

Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái “CQT chấp nhận”

4. Lưu ý và các câu hỏi liên quan

Câu hỏi 1: Nếu người đại diện pháp luật của công ty chưa đăng ký thành công định danh mức 2 thì xử lý như thế nào?

Trả lời: Đây là yêu cầu bắt buộc khi thực hiện đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 15/05/2026.

Câu hỏi 2: Đối với công ty mà giấy phép kinh doanh theo số CMND cũ, chưa kịp thay đổi GPKD thì bắt buộc phải đi thay đổi GPKD cập nhật lại số CCCD thì mới xác thực được theo luồng xử lý mới này có đúng không?

Trả lời: Đúng, doanh nghiệp/HKD cần có đại diện pháp luật định danh mức 2 mới thực hiện được sinh trắc học/OTP trên etax mobile.

Câu hỏi 3: Khi nào thực hiện xác thực sinh trắc học, khi nào thực hiện xác thực OTP?

Trả lời:

Xác thực sinh trắc học trong trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu,các lần thay đổi thông tin nếu có thay đổi thông tin người đại diện pháp luật.
Xác thực OTP trong trường hợp đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HDĐT nhưng không thay đổi thông tin người đại diện pháp luật.

Câu hỏi 4: Đơn vị thay đổi thông tin địa chỉ email thì OTP trả về địa chỉ email cũ hay email mới?

Trả lời: Thông tin OTP sẽ được trả về cả email cũ và email mới.

Câu hỏi 5: Có cách nào nhập nhanh thông tin OTP mà không cần phải đánh từng số trên email CQT gửi không?

Trả lời: Nếu còn phiên đăng nhập của etax mobile thì khi email mã OTP về sẽ được tự động điền vào phần xác thực rất nhanh chóng.

Câu hỏi 6: CQT có trả kết quả sinh trắc học hay OTP thành công không?

Trả lời: Không, theo Quyết định XML 1306/QĐ-CT không có thông điệp phản hồi trong trường hợp này.

Câu hỏi 7: Hướng dẫn tra cứu Tờ khai trên eTax mobile

Trả lời: Sau khi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng 01/ĐKTĐ-HĐĐT, xác thực thông tin Người đại diện pháp luật và gửi tờ khai thành công thì trên eTax Mobile, Anh/Chị có thể kiểm tra trạng thái Tờ khai tại mục Hóa đơn điện từ \ Tra cứu tờ khai đăng ký HĐĐT.