Thay thế hóa đơn (sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) chưa kê khai tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn gửi CQT, đã gửi người mua

1. Nội dung

Trường hợp phát hiện hóa đơn chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn sai sót (sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách chất lượng, kế toán thực hiện như sau:

Nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế thuộc cùng 1 kỳ:

1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
2. Lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua.
3. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát sinh để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT, trong đó bao gồm hóa đơn bị thay thế với trạng thái là “Mới” và hóa đơn thay thế với trạng thái là “Thay thế”.

Nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế thuộc 2 kỳ khác nhau:

1. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn bị sai sót đến CQT với trạng thái là “Mới”.
2. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập HĐ thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
3. Lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua.
4. Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT với trạng thái là “Thay thế”.

Lưu ý:
– Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Nếu có sai sót cần thay thế hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai sót.

2. Các bước thực hiện

1. Nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế cùng kỳ kê khai thuế GTGT

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn (biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn sai sót)

Bước 2: Lập hóa đơn thay thế gửi người mua.

Hủy hóa đơn trước khi lập hóa đơn thay thế trên phần mềm

Cách 1: Thực hiện trên mục Xử lý hóa đơn\Hủy hóa đơn.

Chọn hóa đơn sai sót, nhấn Hủy.

Nhập lý do hủy.
Gửi thông báo hủy hóa đơn cho người mua.
Nhấn Hủy hóa đơn.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện hủy.

Lập hóa đơn thay thế

Cách 1: Thực hiện trên mục Xử lý hóa đơn\Thay thế hóa đơn.

Chọn hóa đơn sai sót cần thay thế.

Khai báo đầy đủ thông tin hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và Phát hành (Gửi hóa đơn cho người mua)

Cách 2: Chọn hóa đơn hủy trên danh sách hóa đơn để lập hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Không cần gửi thông báo về việc hóa đơn sai sót đến CQT.

Bước 3: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT trong đó bao gồm hóa đơn bị thay thế với trạng thái là Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (hóa đơn sai sót chưa có trên bảng tổng hợp)
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên hóa đơn bị thay thế với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế)

Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.

Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT.

2. Nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế thuộc 2 kỳ kê khai thuế GTGT khác nhau

Bước 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT với trạng thái là Mới.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp:

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót trước thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp:

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn sai sót) và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót sau thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)

- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.

Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi lập hóa đơn thay thế (biên bản thỏa thuận về việc hủy hóa đơn)

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế gửi người mua

Lưu ý: Hủy hóa đơn trước khi lập hóa đơn thay thế

Cách 1: Thực hiện trên mục Xử lý hóa đơn\Thay thế hóa đơn.

Chọn hóa đơn sai sót cần thay thế.
Khai báo đầy đủ thông tin hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và Phát hành (Gửi hóa đơn cho người mua)

Cách 2: Chọn hóa đơn hủy trên danh sách hóa đơn để lập hóa đơn thay thế.

Bước 4: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi hóa đơn thay thế đến CQT với trạng thái Thay thế.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.
Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn thay thế) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.

- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.

- Chương trình lấy lên dữ liệu hóa đơn kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn thay thế sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.