Kết quả kiểm tra địa chỉ người mua, người bán trên hàng loạt hóa đơn có thể ảnh hưởng do việc sắp xếp địa giới hành chính cấp Huyện, Xã theo Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15. Đơn vị cần lưu ý:
1. Công việc cần thực hiện
Địa chỉ đơn vị thay đổi do thay đổi địa giới hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023 -2030 theo quy định của Nhà nước, đơn vị cần thực hiện như sau:
1. Thông báo cho người bán về địa chỉ mới của đơn vị mình để người bán xuất hóa đơn theo địa chỉ mới.
2. Cập nhật lại thông tin địa chỉ đơn vị trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn để khi kiểm tra hóa đơn, chương trình kiểm tra theo địa chỉ mới nhất như sau:
- Vào mục Cơ cấu tổ chức, tại công ty/chi nhánh thay đổi địa chỉ, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Chỉnh sửa.
- Tích chọn Chấp nhận nhiều tên, địa chỉ đơn vị hợp lệ.
- Tại tab Lịch sử thay đổi GPKD, nhấn Thêm dòng, khai báo:
- Ngày kết thúc sửa dụng địa chỉ cũ (trước ngày thay đổi địa chỉ đơn vị theo quy định về thay đổi địa giới hành chính 01 ngày)
- Địa chỉ mới của đơn vị.
- Ngày bắt đầu là ngày thay đổi địa chỉ đơn vị theo quy định về thay đổi địa giới hành chính.
- Nhấn Lưu.
2. Một số tình huống có thể xảy ra
Tình huống 1: Đơn vị đã cập nhật địa chỉ mới của đơn vị trên Cơ cấu tổ chức nhưng quên chưa thông báo cho bên bán dẫn đến bên bán vẫn xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
=> Với tình huống này, đơn vị cần liên hệ với người bán để bên bán để bên bán xử lý hóa đơn sai sót địa chỉ người mua.
Tình huống 2: Đơn vị đã thông báo cho bên bán địa chỉ mới, bên bán đã xuất hóa đơn theo địa chỉ mới nhưng đơn vị quên chưa cập nhật địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
=> Với tình huống này, đơn vị cần cập nhật lại địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức (như trên) sau đó, nhấn Kiểm tra lại hóa đơn.
- Kiểm tra lại từng hóa đơn.
- Kiểm tra lại hàng loạt hóa đơn.
1. Công việc cần thực hiện
1. Đơn vị mua hàng khi nhận hóa đơn từ bên bán cần kiểm tra lại địa chỉ người bán trên hóa đơn đã chính xác hay chưa bằng cách:
- Xem các quy định về thay đổi địa giới hành chính giai đoạn 2023-2030.
- Đồng thời xác nhận lại với người bán địa chỉ trên hóa đơn đã là địa chỉ được cập nhật mới nhất hay chưa.
2. Một số tình huống có thể xảy ra
Tình huống 1: Địa chỉ người bán trên hóa đơn đúng nhưng chương trình báo sai do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán.
=> Với tình huống này, đơn vị tự chấp nhận địa chỉ người bán trên hóa đơn là địa chỉ đúng.
- Nhấn chọn Chấp nhận địa chỉ này.
- Chương trình hiển thị thông báo sau, nhấn Có.
- Khai báo Ngày bắt đầu là ngày bên bán thay đổi địa chỉ theo quy định về thay đổi địa giới hành chính.
- Nhấn Lưu.
Tình huống 2: Địa chỉ người bán trên hóa đơn sai (là địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính) nhưng chương trình báo đúng địa chỉ người bán do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán, vẫn kiểm tra theo địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính.
=> Với tình huống này đơn vị cần liên hệ với bên bán để xử lý hóa đơn sai sót.
