1. Tổng quan
Mục đích: Bài viết nhằm giúp Quý khách nắm được tổng quan về quy trình xử lý tờ khai theo từng trạng thái trên phần mềm hóa đơn điện tử. Sau khi đọc, Quý khách sẽ hiểu được mục đích và các nội dung chính liên quan đến việc nhận biết, xử lý các trạng thái tờ khai, từ đó đảm bảo việc kê khai, nộp tờ khai diễn ra đúng quy định và thuận tiện.
Nội dung bài viết gồm:
- Quy trình xử lý tờ khai theo từng trạng thái
- Các thao tác cần thực hiện với từng trạng thái
- Lưu ý khi xử lý tờ khai trên phần mềm
2. Các bước thực hiện
Sau khi gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử đến CQT, theo dõi kết quả phản hồi của CQT tại cột Trạng thái trên danh sách thông báo.
- Vào phân hệ Đăng ký phát hành / chọn Lập tờ khai , xem cột Trạng thái và xử lý đối với từng trạng thái tờ khai như sau:
Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện Cần xác nhận thông tin qua eTax mobile Cách xử lý: Bước 1: Đăng nhập etax mobile bằng số căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật Bước 2: Xác thực sinh trắc học/OTP Anh/chị có thể tham khảo chi tiết các bước thực hiện xác thực sinh trắc học theo hướng dẫn tại đây và Xác thực OTP tại đây. Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện Cần xác nhận thông tin trực tiếp tại CQT Cách xử lý: Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài không đủ điều kiện thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile thì thực hiện xác thực trực tiếp tại Cơ quan thuế. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây. Lưu ý: Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam và tờ khai được lập trước thời điểm ngày 15/05/2026, Anh/chị liên hệ Cơ quan thuế nhờ duyệt tờ khai. Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện CQT Chấp nhận Cách xử lý: Tờ khai đã được cơ quan thuế phê duyệt. Anh/Chị đã có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện Thông điệp không hợp lệ Cách xử lý: Bước 1: Kiểm tra lại lý do không hợp lệ. Bước 2: Lập lại tờ khai có thông tin hợp lệ gửi CQT và chờ CQT phản hồi. Bước 3: Nếu CQT tiếp tục phản hồi Thông điệp không hợp lệ, vui lòng liên hệ MISA để được hỗ trợ. Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái ” CQT chấp nhận” Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện CQT không chấp nhận Cách xử lý: Bước 1: Xem lý do không chấp nhận của CQT. Bước 2: Lập lại tờ khai có thông tin hợp lệ, gửi đến cơ quan thuế và chờ cơ quan thuế phản hồi chấp nhận. Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái ” CQT chấp nhận” Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện CQT không tiếp nhận Cách xử lý: Bước 1: Kiểm tra lại lý do không tiếp nhận của CQT. Bước 2: Lập lại tờ khai Đăng ký hoặc Thay đổi thông tin có thông tin hợp lệ gửi CQT và chờ CQT phản hồi. Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái ” CQT chấp nhận” Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện Đã gửi CQT Cách xử lý: Lưu ý: Chỉ có thể phát hành hóa đơn theo thông tin đăng ký trên tờ khai khi tờ khai có trạng thái ” CQT chấp nhận” Biểu hiện: Trên cột Trạng thái đang hiện CQT đang xử lý Tờ khai Cách xử lý: Bước 1: Đăng nhập vào trang Hóa Đơn Điện Tử ( Tài khoản đăng nhập trang này do Thuế cung cấp cho đơn vị ). Trường hợp quên mật khẩu đăng nhập anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây Bước 2: Vào mục Tra cứu / chọn Thông báo từ CQT / Chọn tab Thông báo 01/TB-TNĐT Bước 3: Kiểm tra cột Kết quả thông báo:
Trường hợp 1: Trạng thái Cần xác nhận thông tin qua eTax mobile
Trường hợp 2: Trạng thái Cần xác thực thông tin trực tiếp tại CQT
Trường hợp 3: Trạng thái CQT Chấp nhận
Trường hợp 4: Trạng thái Thông điệp không hợp lệ
Trường hợp 5: Trạng thái CQT Không Chấp nhận
Trường hợp 6: Trạng thái CQT Không Tiếp nhận
Trường hợp 7: Trạng thái Đã gửi CQT
Trường hợp 8: Trạng thái CQT đang xử lý TK
