Tôi đã gửi hóa đơn qua email nhưng khách hàng vẫn không nhận được thì xử lý thế nào?

Vấn đề: Gửi hóa đơn qua email cho khách hàng, trên phần mềm trạng thái hiển thị đã gửi nhưng khách hàng không nhận được.

Nguyên nhân: Do email của phía khách hàng chặn thư rác nên bị đẩy vào mục Spam

Cách xử lý:

Bước 1: Anh/chị nhờ đối tác kiểm tra trên thư mục Spam, nếu email vào thư mục spam nhờ bên phía đối tác tích mail không phải spam để lần sau gửi không vào spam nữa.
Nếu email không ở spam thì chuyển qua bước 2

Bước 2: Thực hiện gửi lại 1 mail vào email cá nhân của bạn:

• Nếu nhận được thì thực hiện gửi lại email đó cho khách hàng.
• Nếu không nhận được liên hệ MISA để được hỗ trợ trực tiếp.

Nguyên nhân: Nhập sai email người nhận

Cách xử lý: Kiểm tra lại mail người nhận ( có thể thử gửi một mail nháp qua mail của khách hàng cung cấp để kiểm tra mail có nhận được không) , sau đó thực hiện gửi lại hóa đơn.

Nguyên nhân : Do thực hiện đổi mật khẩu email nhưng chưa thực hiện thiết lập lại email dùng để gửi hóa đơn trên phần mềm hoặc do tài khoản email không đúng hoặc tài khoản của bạn không cho phép đăng nhập với các ứng dụng bên ngoài.

Cách xử lý:

Bước 1: Anh/ Chị kiểm tra đơn vị đang sử dụng loại mail nào để xử lý tương ứng.

• Để kiểm tra Anh/chị vào Hệ thống/Email gửi hóa đơn\tại dòng Nhà cung cấp chính là loại mail mà đơn vị dùng.

Bước 2: Nhấn biểu tượng cây bút để sửa, thực hiện thiết lập lại mail theo hướng dẫn tại đây , sau đó nhấn Kiểm tra thiết lập

Bước 3: Nếu phần mềm báo lỗi  “Tài khoản email không đúng hoặc tài khoản của bạn không cho phép đăng nhập với các ứng dụng bên ngoài…”  thì xử lý khắc phục thiết lập mail gửi hóa đơn bị lỗi theo hướng dẫn  tại đây

Nguyên nhân: Trường hợp đã nhập đúng Email người nhận và Email gửi nhưng vẫn không gửi thành công hóa đơn thì có thể do Server mail bị lỗi.

Cách kiểm tra: Có thể thử gửi một mail nháp qua mail của khách hàng cung cấp để kiểm tra mail có nhận được không

Cách xử lý: Trao đổi với quản trị mạng để biết được trạng thái của Server mail, khi trạng thái Server mail đã ổn định thì thực hiện Gửi lại hóa đơn cho khách hàng.

Nguyên nhân: Do hệ thống mail bên người nhận chặn (sử dụng email công ty tên miền riêng)

Cách xử lý: Nhờ kỹ thuật mail phía đối tác kiểm tra từ hệ thống server mail bên nhận, trong lúc check Anh/chị có thể thử dùng mail khác của công ty  hoặc gửi ra gmail cá nhân của mình rồi gửi lại cho phía người nhận.

Nguyên nhân: Do vượt quá giới hạn gửi mail trên gmail nên không gửi được nữa (do dung lượng mail đầy )

Biểu hiện: Anh/chị có thể nhận được thông báo trên gmail hoặc xem trên lịch sử gửi hóa đơn

Cách xử lý:

• Nếu cần gửi ngay có thể tải hóa đơn xuống rồi gửi qua các phương tiện khác như zalo, skype… hoặc thiết lập email gửi hóa đơn với email khác theo hướng dẫn tại đây
• Nếu chưa cần gửi ngay có thể đợi sang ngày hôm sau để gửi lại cho khách hàng.