Thay thế hóa đơn KHÔNG MÃ – chưa gửi hóa đơn đến CQT qua BTH – đã gửi người mua – sai MST, số tiền, tiền thuế, hàng hóa…theo Nghị định 254/2026/NĐ – CP

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn

Bước 2: Lập hóa đơn thay thế

Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn

• Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.

• Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.

• Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế

• Vào mục Hóa đơn/ hóa đơn
• Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
• Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
• Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.

Bước 3: Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT trong đó bao gồm hóa đơn bị thay thế với trạng thái là “Mới”, hóa đơn thay thế với trạng thái “Thay thế”.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

• Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
• Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (hóa đơn sai sót chưa có trên bảng tổng hợp)

• Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.

• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.

• Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế)

• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.

• Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

• Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT.

Bước 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT với trạng thái là “Mới”

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp:

• • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
  • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót trước thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)

•  Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.

• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.

• Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung trong trường hợp:

• • Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn sai sót) và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót sau thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)
• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.

• Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận với người mua trước khi lập hóa đơn thay thế

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế gửi người mua

Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn

•  Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.

• Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.

• Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế

• Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
• Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
• Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.

Bước 4: Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung, bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi hóa đơn thay thế đến CQT với trạng thái Thay thế.

Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp

• • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.
  • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn thay thế) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.

• Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.

• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.

• Chương trình lấy lên dữ liệu hóa đơn kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung trong trường hợp

• • Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn thay thế sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.

• Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.

• Chương trình lấy lên hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

• Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.

Lưu ý: Trường hợp phát hiện kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT -> lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung.