1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn xử lý các sai sót đối với hóa đơn điện tử không mã, chưa gửi dữ liệu đến Cơ quan thuế (CQT) qua bảng tổng hợp và chưa gửi cho người mua theo đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nội dung:
- Xử lý hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế cùng kỳ kê khai
- Xử lý hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế khác kỳ kê khai
Phạm vi áp dụng: Kế toán viên, nhân viên tài chính, thủ trưởng đơn vị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nếu hóa đơn thay thế tiếp tục sai sót, cần lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai (căn cứ Điểm a, Khoản 6, Điều 10 của Thông tư số 91/2026/TT-BTC)
2. Các bước thực hiện
2.1. Hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế có ngày hóa đơn CÙNG KỲ kê khai thuế GTGT
Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai đến người mua
- Vào mục Hóa đơn\Hóa đơn → Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn và nhấn vào dấu 3 chấm ⋯ → chọn Gửi hóa đơn cho KH.
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn
Xem chi tiết tại đây.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
- Vào mục Xử lý HĐ lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.
Cách 2: Lập từ phân hệ Hóa đơn
- Vào mục Hóa đơn\Hóa đơn → Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn và nhấn vào dấu 3 chấm ⋯ → nhấn Lập hóa đơn thay thế.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.
Bước 4: Lập bảng tổng hợp
Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT trong đó bao gồm hóa đơn bị thay thế với trạng thái là “Mới”, hóa đơn thay thế với trạng thái “Thay thế”.
Tình huống 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu
-
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (hóa đơn sai sót chưa có trên bảng tổng hợp)
Cách thực hiện:
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.
- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Tình huống 2: Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung
Áp dụng khi: Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế)
Cách thực hiện:
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.
- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, hóa đơn thay thế với trạng thái Thay thế trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
- Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT.
2.2. Hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế có ngày hóa đơn KHÁC KỲ kê khai thuế GTGT
Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai đến người mua
- Vào mục Hóa đơn\Hóa đơn → Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn và nhấn vào dấu 3 chấm ⋯ → chọn Gửi hóa đơn cho KH.
Bước 2: Lập bảng tổng hợp
Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung tại kỳ chứa hóa đơn sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT với trạng thái là “Mới”
Tình huống 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT.
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót trước thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)
Cách thực hiện:
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Lần đầu.
- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới trên bảng tổng hợp, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Tình huống 2: Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung
Áp dụng khi: Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn sai sót đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn sai sót) và ngày gửi bảng tổng hợp chứa hóa đơn sai sót sau thời hạn nộp bảng tổng hợp (theo kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng)
Cách thực hiện:
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn sai sót) với nội dung Bổ sung.
- Chương trình lấy lên hóa đơn sai sót với trạng thái Mới, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Bước 3: Lập biên bản thỏa thuận với người mua trước khi lập hóa đơn thay thế
Xem chi tiết tại đây.
Bước 4: Lập hóa đơn thay thế gửi người mua
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
- Vào mục Xử lý HĐ lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.
Cách 2: Lập từ phân hệ Hóa đơn
- Vào mục Hóa đơn\Hóa đơn → Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn và nhấn vào dấu 3 chấm ⋯ → nhấn Lập hóa đơn thay thế.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành.
Bước 5: Lập bảng tổng hợp
Lập bảng tổng hợp lần đầu/sửa đổi, bổ sung tại kỳ phát hiện sai sót để gửi hóa đơn thay thế đến CQT với trạng thái Thay thế.
- Tình huống 1: Lập bảng tổng hợp lần đầu
Áp dụng khi:
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.
- Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn thay thế) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế trên bảng tổng hợp.
Cách thực hiện:
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.
- Chương trình lấy lên dữ liệu hóa đơn kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Tình huống 2: Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung
Áp dụng khi: Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn thay thế sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.
Cách thực hiện:
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.
- Chương trình lấy lên hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
- Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.
3. Lưu ý
- Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu có sai sót cần thay thế hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai sót.
- Trường hợp phát hiện kê khai sai thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp đã gửi CQT -> lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung.
