Khi công ty thay đổi thông tin Tên/Địa chỉ/Ngành nghề kinh doanh thì cần làm gì trên MISA meInvoice?

Mục đích: Bài viết giúp hiểu rõ các trường hợp cần lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để gửi lên cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về hóa đơn.

Nội dung tổng quan gồm:

• Các trường hợp cần lập tờ khai thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn lập và gửi tờ khai thay đổi thông tin
• Lưu ý khi thực hiện thay đổi thông tin hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 4, điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP “4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của  Cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Như vậy, doanh nghiệp chỉ gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế 1 lần duy nhất, khi phát sinh các tình huống dẫn đến thay đổi bất cứ thông tin nào đã có trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT đã nộp cơ quan thuế trước đó, doanh nghiệp đều cần phải thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế với lựa chọn là Thay đổi. Bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người nộp thuế: Tên người nộp thuế, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại liên hệ, địa chỉ liên hệ, thư điện tử

• Chứng thư số sử dụng để ký tờ khai, hóa đơn
• Cơ quan thuế quản lý
• Hình thức hóa đơn
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
• Loại hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp thay đổi địa chỉ theo thay đổi địa giới hành chính từ ngày 01/07/2025 thì không cần lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Trước khi thực hiện cần xuất hết hóa đơn đã lập theo tên/địa chỉ/thông tin liên hệ cũ vì sau khi sửa thông tin Hồ sơ hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ lấy theo thông tin tên/địa chỉ/thông tin liên hệ mới.

Bước 1: Sửa thông tin hiển thị trong Hồ sơ hóa đơn điện tử

Vào mục Hệ thống/Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị thì Anh/chị nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ bên phải để sửa:

• Mục Thông tin đơn vị: nếu thay đổi các thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ và Ngành nghề kinh doanh. 
• Hoàn thành khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu.

• Mục Thông tin cơ quan thuế chủ quản: nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý thì Anh Chị cần thay đổi Cơ quan thuế cấp cục, Cơ quan thuế quản lý.
• Hoàn thành khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu.

• Chương trình hiển thị thông báo như sau “Xác nhận, khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh,…” nhấn Lưu hoặc Lưu và Lập tờ khai để lập tờ khai thay đổi thông tin chi tiết tại bước 2.

Lưu ý:

• Anh/Chị chỉ thay đổi MST trong trường hợp đơn vị Hộ Kinh doanh thay đổi từ MST sang CCCD của chủ hộ. Xem chi tiết cách thay đổi tại đây.
• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (cũng là địa chỉ liên hệ), cần cập nhật địa chỉ mới ở cả hai mục: Thông tin đơn vị và Thông tin liên hệ.

Bước 2: Lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý: Các trường hợp sau đây không cần lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn:

• • Trường hợp chỉ thay đổi ngành nghề kinh doanh và thay đổi Mã số thuế sang CCCD của chủ hộ của đơn vị Hộ Kinh doanh.
  • Trường hợp thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính từ ngày 01/07/2025.

Để lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, Anh chị thực hiện theo các bước sau:

• Vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

• Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế.

Lưu ý: Trường hợp ký điện tử vào tờ khai báo lỗi “Ký điện tử không thành công” xem cách xử lý Tại đây

Bước 3: Theo dõi kết quả nộp tờ khai

• Theo dõi kết quả gửi tờ khai tại mục Trạng Thái trên danh sách tờ khai.
• Trạng thái cuối cùng của tờ khai được CQT chấp nhận là trạng thái CQT Chấp nhận. Xem chi tiết quy trình thực hiện và trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đến CQT. Xem chi tiết tại đây.

• Khi tờ khai đăng ký thay đổi thông tin đã được cơ quan thuế chấp nhận thì mới xuất hóa đơn có tên/địa chỉ mới theo đúng quy định.
• Trước khi xuất hóa đơn theo địa chỉ mới, cần kiểm tra lại địa chỉ hiển thị trên mẫu hóa đơn đã lấy theo địa chỉ mới hay chưa.
• Với các hóa đơn cũ cần kiểm tra để đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn vẫn lấy theo địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính.
• Trường hợp thay đổi danh sách chứng thư số sử dụng như thêm chứng thư số mới/gia hạn chứng thư số hoặc ngừng sử dụng chứng thư số thì khai báo chi tiết Tại đây.

– Từ ngày 30/4/2026, tỉnh Đồng Nai trở thành Thành phố Đồng Nai, trực thuộc Trung ương (xem tại đây), cũng xử lý tương tự việc sắp xếp địa giới hành chính => tức là Không cần lập Tờ khai thay đổi thông tin cho Cơ quan Thuế và không cần thông báo Mẫu hóa đơn cho Cơ quan Thuế.

– Anh Chị chỉ cần cập nhật trên phần mềm MISA meInvoice như sau:

• Vào mục Hệ thống/Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị / nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ bên phải để sửa Địa chỉ theo thông tin mới/nhấn Lưu.

• Theo Quyết định 671/QĐ-CT do Cục trưởng Cục Thuế (Bộ Tài chính) ký quyết định từ ngày 18/5/2026 đổi tên Thuế tỉnh Đồng Nai thành Thuế Thành phố Đồng Nai. Anh Chị thực hiện cập nhật thông tin mới tại mục Thông tin cơ quan thuế chủ quản / nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ bên phải để sửa ở 2 dòng: CQT Cấp Tỉnh/Thành phố và Cơ quan thuế quản lý/nhấn Lưu.

• Chương trình hiển thị thông báo như sau “Xác nhận, khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh,…” nhấn Lưu.
• Sau đó, Anh Chị bắt đầu lập hóa đơn theo thông tin mới, kiểm tra trước khi phát hành.