1. Tổng quan
Mục đích: Bài viết này cung cấp các lưu ý quan trọng giúp Anh/Chị kiểm tra và xác thực tính hợp lệ của hóa đơn điện tử nhận từ nhà cung cấp. Việc này đảm bảo hóa đơn đủ điều kiện để hạch toán và kê khai thuế, tránh các rủi ro pháp lý về sau.
2. Cách xử lý
Trường hợp 1: Hóa đơn năm 2025 có ký hiệu là 1C24TYY thì có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo Điều 4, thông tư 78/2021/TT-BTC, chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ví dụ: Hóa đơn có ký hiệu là 1C25TYY thì năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025.
Như vậy, hóa đơn phát hành năm 2025 nhưng có ký hiệu ..24…là hóa đơn không hợp lệ.
Xử lý: đơn vị có thể gửi phản hồi hóa đơn không hợp lệ cho nhà cung cấp.
Xem thêm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Số hóa đơn có các số 0 ở đầu và không có số 0 ở đầu có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Ví dụ: Số hóa đơn có thể là 1 hoặc 00000001.
Như vậy, số hóa đơn có số 0 hoặc không có số 0 ở đầu đều hợp lệ.
Trường hợp 3: Hóa đơn có ngày ký và ngày lập khác nhau có hợp lệ không?
Trả lời:
- Theo Điều 9 Nghị định 123/2020 và sửa đổi tại Nghị định 70/2025: thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này)
- Đối với xuất khẩu hàng hóa:
- Căn cứ Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Căn cứ Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điểm c Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.”
- Một số trường hợp đặc thù:
- Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2025/TT-BTC: Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tượng lập hóa đơn theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) bao gồm: sản phẩm phái sinh theo quy định của pháp luật về các tổ chức tín dụng, pháp luật về chứng khoán và pháp luật về thương mại điện tử, dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, dịch vụ của sàn giao dịch hàng hóa, dịch vụ thông tin tín dụng, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi (đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức).
- Thời điểm lập hóa đơn cho các trường hợp này là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá 07 ngày của tháng sau, tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ và không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát. Kỳ đối soát được căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ với người mua.
Như vậy, nếu Hóa đơn có ngày ký và ngày lập khác nhau thuộc các trường hợp phía trên thì hợp lệ.
Trường hợp 4: Hóa đơn không phát sinh ngoại tệ mà lại để đơn vị tiền tệ là USD, tỷ giá là 1 thì có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo Quyết định 1510/QĐ-TCT và Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá.
Như vậy, hóa đơn không phát sinh ngoại tệ mà để đơn vị tiền tệ là USD, tỷ giá là 1 thì hóa đơn không hợp lệ.
Xử lý: đơn vị có thể gửi phản hồi hóa đơn không hợp lệ cho nhà cung cấp.
Trường hợp 5: Đồng tiền ghi trên hóa đơn điện tử có được là đồng ngoại tệ không?
Trả lời:
Theo khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
Như vậy, đồng tiền ghi trên hóa đơn có thể là đồng ngoại tệ nếu thuộc các trường hợp theo quy định nêu trên.
Trường hợp 6: Hóa đơn điện tử được ghi bằng tiếng nước ngoài có hợp lệ hay không?
Trả lời:
Theo khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Như vậy, hóa đơn điện tử được ghi bằng chữ nước ngoài là hóa đơn không hợp lệ. Trường hợp hóa đơn có chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt mới là hợp lệ.
Xử lý: đơn vị có thể gửi phản hồi hóa đơn không hợp lệ cho nhà cung cấp.
Trường hợp 7: Hóa đơn VND mà tỷ giá là khác 1 thì có hợp lệ không?
Trả lời: Theo Quyết định 1510/QĐ-TCT và Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá.
Như vậy, nếu thuộc trường hợp trên, hóa đơn VND có tỷ giá khác 1 là hóa đơn không hợp lệ.
Xử lý: đơn vị có thể gửi phản hồi hóa đơn không hợp lệ cho nhà cung cấp.
Trường hợp 8: Hóa đơn không có thông tin tên, MST, địa chỉ của người mua có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo điểm b khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Như vậy, hoá đơn không có tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua vẫn có thể được xem là hoá đơn hợp lệ khi thuộc trường hợp người mua không có mã số thuế hoặc thuộc một trong các trường hợp không bắt buộc phải có thông tin về mã số thuế theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 9: Địa chỉ người mua trên hóa đơn không khớp với địa chỉ tra cứu trên hệ thống CQT thì có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo Khoản 4, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Như vậy, địa chỉ người mua trên hóa đơn không khớp với địa chỉ tra cứu được trên hệ thống CQT thì không đúng quy định. Tuy nhiên, một số trường hợp địa chỉ người mua không khớp do viết tắt hoặc hệ thống Cơ quan thuế cập nhật chậm thay đổi thì đơn vị có thể tham khảo ý kiến Cơ quan thuế để kết luận hóa đơn có hợp lệ hay không.
Xem thêm:
Trường hợp 10: Địa chỉ người bán trên hóa đơn không khớp với địa chỉ tra cứu trên hệ thống CQT thì có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo Khoản 4, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Như vậy, địa chỉ người bán trên hóa đơn không khớp với địa chỉ tra cứu được trên hệ thống Cơ quan thuế thì không đúng quy định. Tuy nhiên, một số trường hợp địa chỉ người bán không khớp do viết tắt hoặc hệ thống Cơ quan thuế cập nhật chậm thay đổi thì thì đơn vị có thể tham khảo ý kiến Cơ quan thuế để kết luận hóa đơn có hợp lệ hay không.
Xem thêm:
Trường hợp 11: Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt có hợp lệ không?
Trả lời:
Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 119/2014/TT-BTC)
Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật tại (khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP) sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 91/2014/NĐ-CP.
Như vậy, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, nếu không thuộc các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thì thanh toán tiền mặt sẽ không hợp lệ.
Xử lý: đơn vị có thể gửi phản hồi hóa đơn không hợp lệ cho nhà cung cấp.
Trường hợp 12: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không có chữ ký người bán có hợp lệ không?
Trả lời:
Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số.
Như vậy, hóa đơn máy tính tiền không có chữ ký số người bán vẫn là hóa đơn hợp lệ.
Trường hợp 13: Hóa đơn có cảnh báo người bán rủi ro có hợp lệ không?
Trả lời:
Nhà cung cấp thuộc đối tượng rủi ro có 2 trường hợp: rủi ro theo công văn của Cơ quan thuế hoặc có tình trạng hoạt động là: Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Có thể tại thời điểm kiểm tra hóa đơn người bán thuộc đối tượng rủi ro, tuy nhiên thời điểm lập hóa đơn người bán vẫn hoạt động bình thường.
Như vậy, nếu hóa đơn được lập tại thời điểm nhà cung cấp chưa thuộc đối tượng rủi ro thì hóa đơn vẫn hợp lệ. Đơn vị có thể tham khảo thêm ý kiến cơ quan thuế để kết luận hóa đơn có hợp lệ hay không.
Xem thêm: Xem báo cáo hóa đơn rủi ro theo nhà cung cấp.
