Tổng quan
Mục đích: Bài viết này giúp Quý khách nắm được các quy định quan trọng và giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nội dung tổng quan gồm:
- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Quy định về việc sửa đổi mẫu hóa đơn khi chuyển sang hóa đơn máy tính tiền.
- Cách phát hành hóa đơn máy tính tiền
- Quy định về việc sử dụng song song hóa đơn thông thường và hóa đơn máy tính tiền.
- Lưu ý sử dụng hóa đơn máy tính tiền.
Một số câu hỏi về hóa đơn máy tính tiền
1. Đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu (Khoản 3 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:
- Áp dụng với Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) (Mục c, Khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
- Áp dụng với Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử (Mục d, Khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không mã thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền; (Mục c, Khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
3. Khi xuất hóa đơn máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có phải sửa lại mẫu hóa đơn đang phát hành?
Dự thảo quyết định thành phần dữ liệu xml hóa đơn điện tử của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bổ sung các thông tin trên định dạng dữ liệu của hóa đơn GTGT máy tính tiền, hóa đơn bán hàng máy tính tiền, hóa đơn khác máy tính tiền bao gồm:
- Thông tin không bắt buộc Họ và tên người mua hàng, MĐVCQHVNS, Số hộ chiếu, Số tài khoản, tên Ngân hàng người bán, Mã cửa hàng, Tên cửa hàng trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Thông tin bắt buộc: Hình thức thanh toán.
Đối với đơn vị lần đầu sử dụng MISA meInvoice: Khởi tạo mẫu hóa đơn mới và thiết lập hiển thị các trường thông tin theo quy định nếu có nhu cầu quản lý.
Đối với đơn vị đã sử dụng MISA meInvoice: Có thể chỉnh sửa mẫu hóa đơn đang sử dụng để bổ sung các thông tin. Tuy nhiên, tất cả các hóa đơn đã phát hành trước thời điểm sửa mẫu sẽ hiển thị thêm các trường mới và bỏ trống dữ liệu.
→ Để tránh ảnh hưởng đến hóa đơn đã phát hành, nên tạo mẫu mới thay vì sửa mẫu hiện tại.
Xem chi tiết khởi tạo và phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có các thông tin nêu trên tại đây.
4. Khi phát hành hóa đơn từ máy tính tiền có phải dùng phần mềm bán hàng không? hay chỉ cần dùng phần mềm phát hành hóa đơn?
Theo khoản 3, điều 3, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về Giải thích từ ngữ:
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền) là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu.
4. Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.
=> Khi phát hành hóa đơn máy tính tiền, không nhất thiết phải sử dụng phần mềm bán hàng do phần mềm phát hành hóa đơn cũng có tính năng tính tiền, quản lý dữ liệu hóa đơn đã phát hành. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm bán hàng thì sẽ quản lý được đơn hàng, tồn kho, lập các báo cáo quản trị,… tốt hơn nên đơn vị cân nhắc có dùng phần mềm bán hàng hay không.
